Écologique et économique l’archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents.
Plus qu’une dématérialisation, un bon projet de stockage électronique réduit non seulement les coûts du papier et des fichiers traditionnels, mais peut améliorer considérablement la qualité du travail et les résultats commerciaux.
L’archivage numérique est devenu le moyen le plus sûr et le plus efficace pour sauvegarder des documents au sein de votre entreprise. Il a été créé pour faciliter le travail des gestionnaires et des professionnels dans les différents établissements.
L’archivage électronique simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d’informations sans altérer l’intégrité des données.
En stockant virtuellement vos documents, la routine professionnelle gagne en agilité et devient beaucoup plus simple. Les avantages sont nombreux, cependant, il ne suffit pas de stocker vos fichiers dans le cloud. Il est nécessaire de les convertir en fichiers de différents formats, tels que pdf, jpg, xls, doc, et de les gérer judicieusement pour une meilleure utilisation de l’espace virtuel. Cela peut sembler un peu complexe, mais ce processus en vaudra la peine, tant les bénéfices sont divers ! Les solutions d’archivage électronique de Printéa permettent aux clients de capturer et d’archiver tout type de contenu (papier, média et électronique) dans un référentiel unique. Les documents peuvent être archivés dans leur format natif ou dans un format conforme à la conservation à long terme. Parmi les avantages :
L’archivage électronique des documents convertit toute l’hétérogénéité des papiers qui arrivent chaque jour dans notre entreprise (factures, tickets, notes de frais) en une base de données structurée et homogène.
Le fichier numérique peut complètement remplacer le fichier physique. Cela signifie que, même les documents que nous avons l’obligation légale de conserver pendant des années, nous pouvons les conserver au format numérique avec une pleine validité juridique grâce à la numérisation certifiée, détruisant le papier.
Lorsque nous maintenons un dossier physique de documents, il est possible que plusieurs personnes aient besoin d’accéder au même document en même temps.
Depuis longtemps et de plus en plus, la durabilité environnementale des entreprises est devenue, en plus d’un principe de fonctionnement essentiel, un argument de vente qui améliore notre image à l’étranger.
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