Facture fournisseur dématerialisé

LA FACTURE FOURNISSEUR DÉMATÉRIALISÉE

Pour une meilleure relation
avec vos fournisseurs

Vous en avez assez des tas de papiers qui occupent vos bureaux ?
Vous souhaitez trouver une solution plus économique, organisationnelle et qui vous fait gagner beaucoup de temps ? Dans ce cas n’hésitez plus et optez sans plus attendre pour la dématérialisation de vos factures fournisseurs.

En effet, sans dématérialisation à 100% de la facturation de vos fournisseurs mais aussi vos clients, vous allez continuer à avoir des énormes coûts d’impression, souffrir de la lenteur du processus et de la baisse de la productivité de vos équipes.

Pour accompagner les entreprises dans leur transformation digitale, Printéa propose la solution Easydoc, adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation, qui permet d’avoir une facture fournisseur dématérialisée.

Ainsi, votre entreprise peut réduire les coûts, accélérer les processus administratifs, libérer des ressources pour des tâches à plus grande valeur ajoutée, améliorer la relation avec les clients et les fournisseurs et réduire l’empreinte écologique.

Etapes de dématérialisation de vos factures fournisseurs

Recevoir la facture fournisseur

La première étape débute par la réception de la facture de la part de votre fournisseur, que ce soit en format électronique par mail, ou bien par courrier sous forme de papier.

Intégrer la facture fournisseur électronique ou papier (scan)

La facture doit être intégrée au logiciel de gestion documentaire. Les factures en papier sont numérisées via un scanner.

En ce qui concerne les factures électroniques, il suffit de les déposer à travers l’interface web, soit en la mettant dans un dossier de synchronisation ou en la transférant par mail.

Sauvegarde et protection de la facture fournisseur

Pour qu’elle ne soit pas altérée, il est indispensable d’horodater la facture fournisseur dématérialisée puis l’archiver, afin de la protéger et de garantir son authenticité

Pour pouvoir y apposer des annotations, une copie sous forme PDF/A de la facture fournisseur dématérialisée sera dupliquée dans le but de conserver sa valeur juridique.

Lire et classer automatiquement les documents par index

Les informations de la facture fournisseur seront analysées via le logiciel. Après la reconnaissance des informations, le logiciel indexe et classifie la facture en fonction du fournisseur.

Diffuser et valider les factures électroniquement

Après le classement de la facture, elle sera envoyée automatiquement ou manuellement aux décisionnaires.

La facture sera alors validée ou bien refusée, avec un retour à l’expéditeur.

Générer et exporter les écritures comptables

Une imputation comptable des écritures vous est proposée en fonction des champs indexés de la facture. Vous pouvez ensuite valider la bonne affectation des comptes de charges. Il ne vous reste alors qu’à télécharger votre fichier d’import, puis l’intégrer dans votre logiciel comptable.

Recherche plein texte des factures fournisseurs

Vous pouvez, grâce à une technologie spécifique au niveau du logiciel, faire une recherche rapide au niveau des documents que contient une facture fournisseur. Pour trouver la bonne facture, il vous suffit de filtrer en fonction des index de classement.

  • Garantir l’identité de l’émetteur
  • Assurez-vous que son contenu est complet et non modifiable
  • Offrir une lisibilité maximale à toutes les étapes, de la transmission au stockage
  • Les données obligatoires d’une facture papier le sont également pour sa version électronique (la date et le numéro de facture). L’identité de l’expéditeur et du destinataire doit être garantie.

Quels sont les avantages ?

La facture fournisseur dématérialisée est un élément de preuve légale des relations commerciales entre partenaires, ainsi que devant l’administration fiscale. Pour cette raison, les entreprises éprouvent souvent une certaine appréhension lors de l’échange de factures dématérialisées. Cependant, le cadre légal de la facture dématérialisée est clairement défini dans certains pays comme la France et est en cours de réalisation dans d’autres. Dans tous les cas, les avantages qu’il procure sont nombreux :

1. Gains de temps

  • Rapidité de transmission et de traitement des factures
  • Emission plus rapide de l’attestation de paiement
  • Comptabilisation automatique des factures
  • Diminution de la quantité de papier à traiter

2. Avantages en termes financiers

Diminution des frais de dossier.

3. Bénéfices de sécurité

  • Garantie d’authenticité et d’intégrité des factures transmises
  • Un suivi rigoureux de la réception des factures grâce à l’outil de dématérialisation
  • Possibilité de systématiser les contrôles
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