Vous en avez assez des tas de papiers qui occupent vos bureaux ?
Vous souhaitez trouver une solution plus économique, organisationnelle et qui vous fait gagner beaucoup de temps ? Dans ce cas n’hésitez plus et optez sans plus attendre pour la dématérialisation de vos factures fournisseurs.
En effet, sans dématérialisation à 100% de la facturation de vos fournisseurs mais aussi vos clients, vous allez continuer à avoir des énormes coûts d’impression, souffrir de la lenteur du processus et de la baisse de la productivité de vos équipes.
Pour accompagner les entreprises dans leur transformation digitale, Printéa propose la solution Easydoc, adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation, qui permet d’avoir une facture fournisseur dématérialisée.
Ainsi, votre entreprise peut réduire les coûts, accélérer les processus administratifs, libérer des ressources pour des tâches à plus grande valeur ajoutée, améliorer la relation avec les clients et les fournisseurs et réduire l’empreinte écologique.
La première étape débute par la réception de la facture de la part de votre fournisseur, que ce soit en format électronique par mail, ou bien par courrier sous forme de papier.
La facture doit être intégrée au logiciel de gestion documentaire. Les factures en papier sont numérisées via un scanner.
En ce qui concerne les factures électroniques, il suffit de les déposer à travers l’interface web, soit en la mettant dans un dossier de synchronisation ou en la transférant par mail.
Pour qu’elle ne soit pas altérée, il est indispensable d’horodater la facture fournisseur dématérialisée puis l’archiver, afin de la protéger et de garantir son authenticité
Pour pouvoir y apposer des annotations, une copie sous forme PDF/A de la facture fournisseur dématérialisée sera dupliquée dans le but de conserver sa valeur juridique.
Les informations de la facture fournisseur seront analysées via le logiciel. Après la reconnaissance des informations, le logiciel indexe et classifie la facture en fonction du fournisseur.
Après le classement de la facture, elle sera envoyée automatiquement ou manuellement aux décisionnaires.
La facture sera alors validée ou bien refusée, avec un retour à l’expéditeur.
Vous pouvez, grâce à une technologie spécifique au niveau du logiciel, faire une recherche rapide au niveau des documents que contient une facture fournisseur. Pour trouver la bonne facture, il vous suffit de filtrer en fonction des index de classement.
Diminution des frais de dossier.
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