Création, archivage, signature du contrat, envoi des factures, etc. Toutes ces démarches sont dématérialisées, ce qui permet de diminuer les délais de traitement, de mieux structurer la gestion des dossiers clients et de raccourcir les oublis d’échéances qui peuvent coûter cher.
Parmi les autres avantages de la facture client dématérialisée : réduction des coûts liés à la mise sous pli et à l’affranchissement des factures, envoi immédiat des factures, réduction du risque de perte des factures, accélération de la résolution des litiges relatifs aux factures (plus vite une facture est envoyée, plus vite elle sera corrigée).
Tout d’abord, vous commencez par définir les différentes étapes de votre dossier client : bon de commande, envoi du contrat, signature, envoi des factures, etc. Il est important de bien définir le cadre du cycle client, qui fonctionne d’une façon différente dans chaque entreprise.
Après avoir tout identifié, faites entrer les informations dans l’outil pour activer les alertes, les relances, l’envoi des emails, etc.
Vous allez recevoir les éléments du dossier comme la pièce d’identité, le RIB, KBIS, etc. Vous scannez les pièces que vous avez reçu au format papier, ensuite vous intégrez tous les éléments scannés et reçus électroniquement, dans votre outil de GED. C’est comme ça qu’elles entrent dans le circuit de validation.
Lorsqu’on intègre un document dans le circuit de validation, les personnes qui sont chargés de la vérification sont alertés et peuvent ainsi accéder aux documents.
Dans une autre étape, on vérifie que les pièces sont conformes au bon de commande ou au devis accepté. Si tout est bon, l’étape est déclenchée automatiquement, il peut s’agir de la création du contrat, de l’envoi des informations au responsable commercial, etc.
Lorsque le traitement du contrat est finalisé, il ne sera pas envoyé par voie postale. Il sera envoyé au format dématérialisé et va être signé électroniquement. Le client va recevoir un email avec un lien vers le contrat. Qui va le consulter puis cliquer sur « Signer ». Un SMS avec un code lui est envoyé.
Le client va saisir le code sur le document et la signature est validée. Le responsable commercial du client effectue la même démarche, pour signer le document à son tour. Lorsque les deux parties signent le contrat, ce dernier est validé tout en ayant la même valeur juridique qu’un contrat manuscrit.
Pour envoyer vos factures clients, déposez les dans l’imprimante virtuelle dédiée. Vous avez ensuite deux possibilités : soit l’envoi dématérialisé ou l’envoi papier via un centre éditique. Si l’envoi est électronique, vous envoyez un email avec le lien vers un portail sécurisé où on trouve la facture ainsi que tout l’historique des factures du client. Dans le cas ou vous désirez conserver l’envoi papier, la facture est envoyée en impression dans un centre éditique agréé pour imprimer, mettre sous pli et affranchir les documents. Cette étape peut être complètement automatisée dans le cadre du circuit de validation.
Le stockage ainsi que le suivi électronique de votre dossier client vous donnent la possibilité de les consulter facilement puis les partager rapidement. Le partage des documents se fait en interne pour l’envoi des mandats de prélèvement à votre service comptabilité par exemple, ou encore pour transférer les éléments de la commande à votre service technique.
En externe également, le partage des documents se fait lorsque vous transmettez les factures aux clients, au format papier ou dématérialisé. Ils les retrouvent ainsi sur le portail web dédié.
Découvrez les différents avantages d’une gestion automatisée de vos dossiers clients :
L’automatisation du processus, vous permet de le cadrer et de définir les échéances précises, mais aussi de gérer plus rapidement vos dossiers. Ainsi vous diminuez vos délais de traitement et vous diminuez le risque d’erreurs.
Etant automatisée, la gestion de vos dossiers clients vous fait gagner du temps sur plusieurs étapes comme l’attribution des documents aux services concernés, les multiples relances aux collaborateurs pour valider telle ou telle étape, le traitement des documents en papier c’est-à-dire l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, le dépôt en poste, etc.
Réduire le temps consacré aux tâches chronophages, aide aussi à raccourcir les frais de la gestion administrative. L’envoi dématérialisé vous aidera à économiser les coûts liés à l’envoi au format papier comme les tarifs d’impression, les frais d’affranchissement, etc.
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