Avec la transformation digitale, la révolution technologique des métiers RH serait en marche afin de dématérialiser certains processus de gestion au sein des entreprises dont principalement la gestion de la paie.
Vous voulez savoir comment remplacer les bulletins de paie papier par des bulletins de paie électroniques ? La saisie, la gestion et l’édition sont des tâches chronophages et fastidieuses que le gestionnaire de la paie effectue chaque mois ?
Qu’est-ce que cela signifie ? Quels en sont les avantages ? Nous vous proposons dans cet article une réflexion sur l’avantage des bulletins de paie électroniques.
En quoi consiste la dématérialisation des bulletins de paie ?
La dématérialisation des bulletins de paie est le processus de collecte et de stockage des informations de votre bulletin de paie sous forme numérique et non plus sur papier. C’est une étape clé de la digitalisation du système de paie français.
Entré en vigueur depuis le 12 mai 2009, ce procédé novateur concerne toutes les formes de paiement, notamment : le salaire, la pension, les prestations sociales (telles que l’allocation d’invalidité), et les pensions de retraite.
La dématérialisation des bulletins de salaire en France est un service qui permet aux entreprises de fournir à leurs salariés leurs fiches par voie électronique, sur un espace personnel appelé CPA (Compte Personnel d’Activité) ou à partir d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie.
Bon à savoir
Le coffre-fort numérique est un service gratuit qui vous permet de recevoir et d’envoyer des documents confidentiels à partir des services en ligne d’une entreprise. Vous y accédez en utilisant un identifiant et un mot de passe.
Le coffre-fort numérique est très pratique, il permet au service RH de centraliser les données relatives à votre personnel afin de ne pas gaspiller de temps à rechercher des documents ou à les imprimer, les scanner ou les copier.
Enfin, les données sont archivées pour une durée de 50 ans.
La valeur légale d’une fiche de paie électronique
La valeur juridique d’un bulletin de salaire électronique est la même que celle d’un bulletin de salaire papier.
Celui en version numérique doit vous être remis conformément à la loi. Il doit contenir toutes les informations qui, selon la loi, doivent figurer sur vos bulletins de salaire papier et il doit être signé électroniquement par votre employeur.
Les avantages de la paie dématérialisée
Les avantages sont multiples, mais voici les principaux :
Les fiches de paie papier représentent un coût réel pour l’entreprise – La paie dématérialisée permet de s’affranchir de l’impression. Résultat : une réduction sensible des coûts de mise en œuvre de la paie et une économie importante en termes de papier et d’encre.
Un gain de temps important pour les employés – En imprimant ou en photocopiant le bulletin de salaire, les employés gâchent du temps inutilement.
La paie dématérialisée est accessible sur un serveur informatique – L’employé reçoit toutes les informations du bulletin de salaire sur son téléphone portable ou son ordinateur.
C’est plus écologique – Les bulletins de paie dématérialisés rendent l’entreprise plus verte et plus moderne.
Le bulletin de paie électronique simplifie la gestion des RH – Améliorer la productivité des RH, c’est faciliter le travail des managers.
Réduire le risque de perte de données sensibles – Un stockage plus sûr grâce aux espaces sécurisés et aux coffres-forts numériques.
Comment dématérialiser les bulletins de paie ?
La numérisation du bulletin de paie est un élément clé de la transformation numérique de votre entreprise. Il est crucial de rendre cette démarche aussi fluide et efficace que possible.
Pour ce faire, vous devez savoir quelle technologie permet d’importer – distribuer et consulter les données RH instantanément ? Quel logiciel est adapté à votre structure IT ? Implémenter une solution en mode hébergement local, en ligne, sur le cloud ou en mode Saas ?
Tant de questions que seul un expert de la dématérialisation RH et des fiches de paie est capable de vous expliquer avant d’effectuer votre choix.
Par conséquent, la présence d’un partenaire prestataire en numérisation, digitalisation et archivage électronique des documents est indispensable afin de vous assister dans la mise en place de l’infrastructure matérielle et technologique.
Voici quelques conseils pour savoir comment implémenter une solution informatique de dématérialisation de vos fiches de paie.
Vous devez utiliser un logiciel connecté à votre solution de paie. Ce dernier doit être configuré et interfacé avec le logiciel de dématérialisation grâce à des connecteurs qui vous permettent d’exporter les données des bulletins de paie pour effectuer la dématérialisation.
Enfin, si vos employés s’inquiètent de la sécurité de leurs données, rassurez-les avec un accès à l’espace dédié à double authentification.
