Le poste budgétaire d’impression dans une entreprise peut représenter entre 1 à 3% de son chiffre d’affaires annuel, soit environ 12 000 pages imprimées par un seul employé.
Afin de prendre le contrôle sur les dépenses liées à l’impression, les entreprises doivent réagir, afin de limiter toutes formes de gaspillages, en initiant son personnel à de nouvelles pratiques d’impression.
Voici trois conseils afin d’optimiser les impressions d’une entreprise.
Conseil N° 1 : Maîtriser les pratiques d’impression en entreprise
Mettre en place une politique d’impression claire permet de fixer les orientations et les règles décidées par la direction en matière d’impression sans pour autant nuire à l’activité, à la productivité et à l’ambiance de l’entreprise.
Lors de la mise en place de la politique d’impression, l’entreprise doit répondre à ces enjeux :
- Maîtriser les coûts liés à l’impression
- Réduire l’impact écologique
- Gagner en productivité
- Faciliter l’impression mobile
- Sécuriser des documents confidentiels
La politique d’impression doit intégrer la mise en place d’un logiciel de gestion des impressions qui va organiser et simplifier toutes les tâches liées au tirage.
D’autre part, les collaborateurs doivent être impliqués dans cette politique d’optimisation du poste impression de l’entreprise. Vous devez dans un premier temps informer vos employés et prendre leur avis, et dans un deuxième temps, les éduquer aux bonnes pratiques d’impression.
Conseil N°2 : Optimiser l’impression en entreprise en s’appuyant sur un logiciel de gestion des impressions
Le logiciel de gestion des impressions est un outil qui organise les habitudes des collaborateurs. Le but est d’optimiser, de gérer et de contrôler les tirages papier. Il permet le suivi et le contrôle par un moniteur des impressions, ce qui offre à la direction la possibilité d’avoir de la lisibilité sur le quota quotidien de tirage papier par exemple.
Dans une entreprise, le logiciel peut être paramétré sur un parc d’imprimantes ou de photocopieurs. Il est adaptable à chaque machine selon les besoins et objectifs de chaque département. Ainsi, une imprimante peut être paramétrée pour imprimer seulement en noir et blanc alors qu’une autre est autorisée à imprimer seulement en recto/verso.
De plus, afin d’éviter les abus, des profils utilisateurs peuvent être créés pour placer certaines limites sur le format et/ou la quantité d’impression par exemple.
Le logiciel permet aussi d’attribuer un badge à chaque utilisateur afin de débloquer l’impression lancée depuis le poste informatique.
Grâce au logiciel, la direction peut contrôler les consommables et ainsi prévenir la rupture du papier et de l’encre.
Au final, le logiciel va organiser, simplifier et fluidifier les usages des impressions.
Conseil N° 3 : Optimiser l’impression en entreprise en éduquant les collaborateurs
La mise en place du logiciel de suivi et de contrôle des impressions doit être complétée par des actions d’accompagnement et de pédagogie auprès des collaborateurs.
Il faut leur expliquer votre vision, votre politique et les encourager à s’initier et à accepter de changer les pratiques des impressions.
Le but n’est pas de traquer les “mauvais élèves” mais plutôt de discipliner les salariés à de nouvelles habitudes qui auront un impact positif sur l’environnement et sur le budget consacré à ce poste.
Le logiciel de gestion des impressions va participer énormément à la nouvelle organisation. Les collaborateurs auront certaines restrictions et certains seront munis de badges ou de code afin de débloquer une impression par exemple.
Il est conseillé de parler ouvertement avec vos collaborateurs avant de paramétrer l’interface. Vous devez recueillir leurs sentiments vis-à-vis de votre nouvelle politique. Chacun peut préciser ses besoins d’impressions actuels et futurs et fixer des objectifs réels et raisonnables.
En impliquant vos collaborateurs et en prenant en compte leurs besoins d’impression, vous participez à la bonne application de votre politique des impressions tout en maintenant une bonne ambiance de travail.
