La GED est une méthode d’organisation et de gestion des documents numériques. Elle permet d’assurer une meilleure productivité et de réduire les coûts.
La gestion électronique des documents est devenue un outil essentiel dans les entreprises qui souhaitent se réinventer afin de profiter pleinement des bénéfices de la transformation digitale et adopter définitivement la notion d’archivage électronique.
C’est pour cela qu’il faut adopter une méthodologie qui s’adapte à la structure et à la taille de l’organisation et qui répond parfaitement aux besoins et aux objectifs de l’entreprise.
Cet article présente la méthodologie à suivre afin de bien réussir l’implémentation d’une GED.
Les étapes de mise en place d’un système de gestion électronique de documents
1- Identification des besoins
L’identification des besoins d’une organisation en matière de gestion documentaire est une étape essentielle du processus de mise en œuvre. Les organisations doivent prendre en compte leurs processus actuels de gestion des documents et déterminer où ils se situent par rapport à leurs résultats souhaités.
Cela peut impliquer l’examen des processus de gestion documentaire existants, l’identification des écarts entre ce qui est actuellement en place et ce qui est nécessaire à l’avenir, et la définition d’objectifs pour répondre à ces besoins.
2 – Elaboration d’un cahier des charges
Après désignation d’un chef de projet GED, ce dernier doit élaborer un cahier des charges technique qui décrit :
- Un schéma de classification des documents
- Les méthodes de gestion automatisée
- Le calendrier de conservation des documents
- Les procédures d’accueil des documents
3 – Mise en place de l’infrastructure et de l’environnement informatique
Une fois les besoins identifiés, les organisations doivent mettre en place l’infrastructure nécessaire pour soutenir un système de GED. Il peut s’agir de la mise en place du matériel et des logiciels, des configurations de réseau, du stockage des données, des mesures de sécurité et d’autres exigences du système.
4 – Mettre en place une GED réussie : les éléments clés à considérer
L’implémentation d’un logiciel de gestion électronique de documents nécessite la prise en compte de plusieurs paramètres clés.
Tout d’abord, il est important de déterminer les types de documents qui seront gérés par la GED. Cela permettra de définir les fonctionnalités et les outils nécessaires pour assurer la gestion adéquate de ces documents.
Ensuite, il est crucial de définir les processus de gestion de documents qui seront mis en place. Cela inclut la création, la numérisation, l’enregistrement, l’indexation, la diffusion et l’archivage électronique des documents.
Pour réussir l’implémentation d’une GED sécurisée, il est également important de déterminer les niveaux d’accès et les droits d’utilisation des documents pour les différents utilisateurs.
Enfin, il faut s’assurer que le logiciel de gestion électronique de documents (GED) que vous avez choisi s’interface facilement avec d’autres logiciels et systèmes informatiques de votre entreprise.
En effet, cela vous permettra de maximiser l’efficacité de votre travail en évitant les interruptions et les pertes de temps liées à la gestion de différents systèmes séparés. Les connecteurs de logiciel jouent un rôle crucial dans cette intégration, en permettant de synchroniser les données et les fonctionnalités entre différents logiciels.
Si le logiciel GED que vous avez choisi ne propose pas de connecteurs fiables et faciles à utiliser, il pourrait s’avérer plus difficile d’optimiser votre travail et de maintenir une productivité élevée.
5 – Configuration du système de GED
Une fois l’infrastructure nécessaire mise en place, les organisations doivent commencer à configurer le système d’archivage des documents pour répondre à leurs besoins spécifiques. Cela peut inclure la conception d’une structure de base de données ou d’une interface utilisateur adaptée à leurs besoins, ainsi que la mise en place de règles et de protocoles pour garantir que le système est utilisé de manière sûre et cohérente.
6 – Formation des utilisateurs
Une fois le système de GED configuré, les utilisateurs doivent être formés à maîtriser le système mis en place. Cela peut inclure une formation générale des utilisateurs, ainsi que des directives spécifiques pour chaque département ou division de l’organisation.
7 – L’évaluation
Une fois le système en place et opérationnel, les organisations doivent mesurer son succès. Cela peut impliquer le suivi des taux d’adoption par les utilisateurs, l’évaluation de l’efficacité des processus de gestion des documents et l’analyse des économies de coûts ou d’autres domaines d’amélioration.
Les organisations devraient également envisager d’autres mesures telles que la satisfaction des clients et les commentaires des employés pour évaluer l’efficacité de leur système de GED.
