Numériser des documents n’est pas toujours amusant et peut même être un peu délicat. Cependant, il y a quelques petites choses que vous pouvez faire pour vous faciliter la tâche.
Que vous n’ayez jamais utilisé la fonction de numérisation de votre imprimante ou que vous numérisiez tout le temps, ces conseils faciliteront la numérisation de vos documents papier.
Retirer les agrafes et les trombones
Si vous utilisez l’ADF (chargeur automatique de documents), votre document passera par le chemin du papier dans le copieur. Retirez tout métal avant de numériser. Les agrafes ou les trombones qui se détachent à l’intérieur d’un copieur ou d’un scanner sont une mauvaise nouvelle – ils pourraient rayer l’appareil photo, se coincer ou causer d’autres dommages.
Bien sûr, si vous utilisez la vitre d’exposition pour numériser, vous n’avez pas besoin de les retirer.
Pages déchirées
Une petite déchirure pourrait devenir une confiture. Collez ensemble les bords déchirés. S’il est délicat, utilisez la vitre d’exposition pour numériser une seule page à la fois.
Supprimer les post-its
Pour la même raison que ci-dessus, les Post-it pourraient se détacher du document et provoquer un bourrage ou autre indigestion dans votre copieur. Si un Post-it doit être numérisé dans le cadre de l’enregistrement du document, collez tous les bords vers le bas ou fixez-le sur une feuille de papier séparée avant la numérisation. Selon le type de document, vous devrez peut-être numériser le même document une fois avec le Post-It et une autre fois sans.
Faites le mélange
Du papier trop « propre » peut coller à cause de l’électricité statique. Ventilez les bords du papier pour créer un peu d’air entre les pages. Les bords des documents agrafés ou trombonés peuvent également coller ensemble, alors assurez-vous de mélanger également ces pages. Cela empêchera un document de « se doubler » – lorsque 2 pages collent ensemble de sorte que seule la première est numérisée.
Détection des pages vierges
Qu’il s’agisse d’une fonctionnalité de la machine ou du logiciel que vous utilisez, la détection de page vierge détectera une double alimentation ou une page vierge et vous alertera afin que vous puissiez trouver et renumériser la ou les pages.
Utiliser des lots
La numérisation de documents connexes par lots accélère le traitement de ces documents. Vous pouvez par exemple enregistrer tous vos documents de facturation au même emplacement. Pour les gros volumes, vous pouvez ajouter des feuilles de séparation avec des codes-barres qui indiquent au scanner quel type de document est le suivant. Pour les environnements moins complexes, une page vierge fonctionnera également.
La numérisation de documents papier par lots facilite également le classement ou l’élimination de ces documents, conformément aux règles de conservation des documents de votre entreprise.
Garde le propre
Les scanners à volume extrêmement élevé sont équipés d’aspirateurs pour aspirer la poussière de papier créée par de grandes quantités de papier se déplaçant extrêmement rapidement dans les machines. Bien que votre volume soit presque certainement inférieur, la poussière de papier (et la poussière ordinaire) s’accumulera toujours au fil du temps, dégradant la qualité de l’image numérisée ou provoquant un glissement dans le chemin du papier, créant finalement des bourrages. Nettoyez la vitre de votre copieur et retirez tout résidu collant des documents avant la numérisation.
Grands Volumes
Un « grand » volume est relatif à la taille de votre bureau et aux ressources disponibles. Si votre imprimante est fréquemment utilisée pour numériser des documents et empêche les autres employés d’accéder à l’appareil, il s’agit d’un « gros » volume. Vous avez alors deux choix, modifier les flux de travail du bureau pour ne numériser qu’à certains moments de la journée ou voir si votre bureau a besoin d’un appareil dédié pour la numérisation (qu’il s’agisse d’un scanner à fonction unique ou d’un copieur).
Utilisez le bon scanner
Si vous avez besoin de numériser régulièrement des documents de taille irrégulière ou fragiles, il existe un scanner pour cela et tous les besoins de votre bureau – des chèques aux livres en passant par les pièces d’identité. Il existe également des scanners grand format capables de numériser des cartes, des plans et d’autres documents surdimensionnés. Les possibilités sont infinies.
Bonne numérisation !
