L’époque où les documents et les formulaires papier encombraient les classeurs d’une entreprise est révolue ! Aujourd’hui, les entreprises sont plus nombreuses que jamais à reconnaître les avantages de la dématérialisation.
Ce processus remplace les fichiers papier traditionnels par des versions numériques, rationalisant ainsi les échanges entre clients, fournisseurs et partenaires dans un format totalement électronique – ce qui est désormais considéré comme nécessaire pour rester compétitif par un nombre important d’entreprises interrogées.
Pourtant, plus que la moitié d’entre elles n’ont toujours pas adopté la GED, ce qui signifie qu’elles ne profitent pas de tous les avantages qui y sont associés !
Une question qui se pose alors : comment optimiser et innover en passant de l’impression à la dématérialisation ?
Dans cet article, nous vous proposons de décrypter les enjeux de la dématérialisation pour vous permettre d’adopter une stratégie “Zéro Papier” cohérente et efficace dans le cadre d’un projet de transformation digitale.
Comment une entreprise peut-elle optimiser et innover avec la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à remplacer des documents papier par des documents numériques, afin de réduire l’utilisation de papier et d’améliorer l’efficacité des processus de travail.
Cela peut se faire de différentes manières, par exemple en utilisant des logiciels de gestion de documents, en utilisant des signatures électroniques ou en utilisant des plateformes en ligne pour partager et collaborer sur des documents.
Pour optimiser et innover dans ce domaine, il y a plusieurs pistes à explorer
Pour commencer, la manière la plus efficace de mettre en œuvre la dématérialisation est d’abord d’analyser les processus existants, d’identifier les domaines à améliorer et de définir comment les technologies à adopter peuvent aider.
Ensuite, il s’agit de s’assurer que les bonnes ressources sont en place pour garantir une mise en œuvre réussie.
Également, les entreprises doivent faire un audit de leur système actuel de gestion des documents et déterminer le type de technologie dont elles ont besoin pour mettre en œuvre des opérations sans papier. Ils doivent également réfléchir au matériel et aux logiciels dont ils ont besoin pour configurer correctement leur système d’information.
En d’autres termes, les entreprises doivent investir dans la technologie et les infrastructures nécessaires pour soutenir la dématérialisation. Par exemple, en investissant dans des scanners de haute qualité pour numériser les documents papier, en mettant en place des réseaux de stockage et de partage de documents sécurisés, etc.
Les entreprises peuvent ensuite passer à l’évaluation des solutions de stockage et de gestion électronique de documents qui répondent aux critères de leur processus de dématérialisation.
Du papier à l’imprimé numérique
Des solutions telles que l’hébergement sur le cloud, les systèmes de gestion des actifs numériques ou les outils de conversion PDF peuvent toutes être utilisées pour aider les entreprises à gérer les documents entrants et sortants de manière sûre et efficace.
Une fois qu’une entreprise a mis en place les bons outils et la bonne infrastructure, elle peut commencer à optimiser ses processus. Il peut s’agir d’automatiser la création et la livraison de documents, d’archivage électronique des documents, d’intégrer leur système de gestion de documents à d’autres applications telles que les gestionnaires de la relation client (CRM) ou de concevoir des formulaires électroniques pour mieux gérer les données clients.
Enfin, il faut s’assurer que tous les employés sont formés et à l’aise avec les outils de dématérialisation. Cela peut nécessiter la mise en place de programmes de formation et de sensibilisation pour aider les employés à comprendre les avantages de la dématérialisation et à s’y habituer.
Optimiser les opérations à travers la dématérialisation
En optant pour un système d’information et de gestion électronique de document parfaitement adapté à la taille de l’entreprise et qui répond à la perfection de ses besoins en interne et de ces contraintes techniques, ces dernières peuvent non seulement optimiser leurs parcours de dématérialisation, mais aussi innover pour rester en tête de la concurrence.
En adoptant cette approche, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles restent compétitives dans l’environnement numérique actuel et à aborder le virage de la transformation digitale en toute sérénité.
L’avènement de l’e-document
Les avantages de l’e-document sont nombreux et peuvent être regroupés en plusieurs catégories :
- Économies financières : l’utilisation de l’e-document permet de réduire les coûts liés à l’impression, au stockage et à la distribution de documents papier.
- Amélioration de l’efficacité et de la productivité : l’e-document permet un accès rapide et facile aux informations, ce qui peut améliorer la vitesse de traitement des tâches et réduire les erreurs.
- Protection de l’environnement : l’utilisation de l’e-document permet de réduire la consommation de papier, ce qui a un impact positif sur l’environnement.
- Amélioration de la sécurité : l’e-document peut être protégé par des mesures de sécurité, comme les mots de passe et les signatures électroniques, ce qui peut réduire le risque de fuite ou de modification non autorisée de l’information.
- Facilitation de la collaboration et de la communication : l’e-document permet une collaboration en temps réel et une communication plus facile entre les différents membres d’une équipe, qu’ils soient au même endroit ou non.
Il est important de noter que la mise en œuvre de l’e-document nécessite une planification et une réflexion approfondies afin de s’assurer que les systèmes et les processus mis en place sont adaptés aux besoins de l’organisation et que les utilisateurs sont formés et soutenus dans leur utilisation.
