Vous souhaitez optimiser le fonctionnement de votre entreprise, éliminer les silos d’informations et favoriser un environnement collaboratif où l’information est disponible quand vous en avez besoin ?
A travers cet article, nous souhaitons vous rappeler que cela est possible : les processus de travail peuvent être optimisés, les référentiels de données fixes et isolés peuvent être éliminés et la disponibilité des informations peut toujours être garantie grâce à la gestion des documents.
Cependant, la création de documents d’entreprise nécessite une régulation, un contrôle et une planification.
Que faut-il savoir sur les étapes de la gestion documentaire ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons que la gestion documentaire est un processus qui comporte plusieurs étapes de mise en œuvre, d’une part, et de numérisation, d’autre part. Cependant, ils peuvent varier légèrement d’un système à un autre.
Les différentes phases de la gestion documentaire en entreprise
Prenez note et suivez chacune de ces étapes de manière ordonnée :
Planification : examiner et évaluer les informations dans le contexte juridique, technique et fonctionnel
Il s’agit de la première phase du programme et comprend toutes les activités visant à la génération et à l’évaluation des documents de l’entreprise conformément au contexte juridique, technique, fonctionnel et administratif.
Il comprend l’analyse des processus, la conception de normes et d’objectifs de gestion basés sur la production, le stockage et la catégorisation, l’analyse et l’enregistrement dans le système de gestion documentaire.
Cette étape facilite la mise en œuvre du programme de Gestion Documentaire et permet d’identifier les problèmes et les opportunités, ainsi que les objectifs et les besoins en informations.
Production : évaluation des documents pour économiser les ressources
Dans cette étape de gestion documentaire, les dossiers et informations sont évalués, en plus de leur création, catégorisation et saisie, création, structure, supports et moyens de traitement de l’information.
Traitement : le parcours du document depuis sa production jusqu’à l’accomplissement de sa fonction administrative
C’est l’action nécessaire pour enregistrer, lier un document à une procédure, diffuser, décrire, récupérer et accéder à la consultation dudit document. L’analyse complète des informations permet à l’entreprise de connaître son influence sur tous les processus, ainsi que ses fonctions internes et externes.
Pour ce faire, les modalités d’utilisation du dossier, sa facilité d’accès et sa pertinence sont passées en revue.
Organisation : actions visant au classement, à l’ordonnancement et à la description
L’objectif principal de cette phase est d’organiser et de stocker correctement les documents.
Cette étape se décompose en trois phases différentes : classement (processus d’identification et d’établissement des séries qui composent chaque ensemble documentaire), organisation (localisation physique des documents) et description (analyse des documents pour la gestion).
Transfert : prend en compte le format, la migration et la structure
Les principaux objectifs sont : de transférer les fonctions de gestion, de conservation, d’accès et de consultation à un service spécialisé, et optimiser l’utilisation de l’espace.
Provision : enregistrement systémique qui établit les valeurs documentaires
Dans cette étape, les documents sont valorisés et sélectionnés pour garantir leur conservation ou leur élimination ultérieure. Les documents sont sélectionnés à n’importe quelle phase du cycle de vie en vue de leur conservation ou de leur élimination.
Les activités suivantes interviennent dans cette étape : élimination des documents, conservation totale, sélection, microfilmage et numérisation.
Maintenance : moyens de préserver les informations
Des mesures sont prises pour s’assurer que la documentation est correctement protégée.
Elle s’applique, entre autres, aux documents de dépôt électronique et aux documents numériques. Parmi les stratégies de conservation clés, on peut mentionner : l’attribution des responsabilités, l’acquisition de l’infrastructure technique appropriée et la création de conditions pour la manipulation et le stockage des supports physiques.
Valorisation : valeurs des informations sur l’entité
Une fois les séries documentaires identifiées, la documentation est évaluée, sélectionnée et l’aliénation finale est effectuée. A l’issue des étapes et phases de gestion documentaire, l’objectif est de déterminer quels sont les dossiers les plus importants de l’entité, ainsi que leur conservation ou élimination.
Conclusions sur le processus de gestion électronique des documents
Êtes-vous prêt à optimiser les processus de gestion des documents et de l’information de votre entreprise ? Ces phases marquent la voie vers une meilleure gestion des documents, et donc aussi vers la productivité et l’efficacité de votre entreprise.
La gestion documentaire a évolué ces dernières années vers le paysage numérique. La politique de gestion électronique des documents intègre les lignes directrices définies par les organisations pour créer et gérer des documents fiables, authentiques et disponibles dans le temps.
