Confinement oblige, tout le monde travaille à partir de chez soi ! Depuis l’épisode COVID-19, ce n’est plus une parenthèse temporaire, c’est une nouvelle réalité, une nouvelle organisation de travail qui s’est mise en place et qui semble bénéficier de la faveur de certains nombres d’employeurs qui veulent profiter des avantages des nouvelles technologies. D’ailleurs le souffle de la dématérialisation, de la numérisation et par là la gestion électronique documentaire ne s’est pas arrêté à cet épisode, et ces pratiques se sont imposées à marche forcée dans toutes les entreprises grâce aux avantages de la transformation digitale pour mettre en place le télétravail.
Mais comment faire pour gérer, manipuler et consulter différents types de documents au quotidien comme si vous étiez au bureau ?
Heureusement, avec Printea, il est possible de déployer une solution de gestion électronique des documents adaptée aux exigences du télétravail, où il est possible de partager et de collaborer efficacement avec ses collègues sur les mêmes documents de manière totalement fluide et sécurisée ?
Comment la GED facilite le télétravail ? Voici 5 bonnes raisons pour travailler à distance efficacement.
Efficacité opérationnelle
En effet, les documents produits par vos applications métier sont téléchargés et accessibles dans le système de gestion des documents. De ce fait, vous n’avez plus besoin de procéder à un transfert manuel des documents : ils peuvent être transférés automatiquement, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’argent.
Conformité et respect du RGPD
La GED permet de s’assurer que les documents sont toujours à jour et conformes à la réglementation. Il faut veiller à ce que la confidentialité des documents soit protégée à chaque instant.
Or, des connexions via des réseaux extérieurs à l’entreprise peuvent conduire à une violation de la sécurité si l’accès aux données n’est pas limité. Par conséquent, la solution GED garantit une authentification sécurisée pour chaque employé, par le biais d’identifiants uniques. Ainsi, le verrouillage du système empêche le téléchargement de documents confidentiels à partir de tout autre endroit que le réseau de l’entreprise.
Sécurité et traçabilité
Les documents stockés dans le système de gestion documentaire sont protégés des cybermenaces telles que les ransomwares, les virus ou les logiciels malveillants grâce aux méthodes de cryptage utilisées par le logiciel.
Concrètement, parmi les bénéfices de la GED, les documents sont sauvegardés dans un environnement crypté et vous disposez d’un historique complet des modifications effectuées. De plus, il est possible de déterminer qui a accès à vos documents et ce qu’il peut en faire. Enfin, chaque utilisateur peut se voir assigner des rôles et des droits d’accès spécifiques !
De ce fait, l’archivage et la traçabilité des documents limitent les risques d’erreur et permettent la récupération des données importées dans un logiciel GED, à partir des sauvegardes instantanées.
Productivité
Vos employés peuvent accéder à leurs fichiers sur n’importe quel appareil, quel que soit l’endroit où ils se trouvent à ce moment-là. Cela permet de gagner du temps en évitant de devoir numériser des documents ou de les imprimer à nouveau. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un accès à l’internet.
Réduction de l’utilisation du papier et des coûts d’impression
La plupart des entreprises utilisent le papier pour la communication interne comme les mémos, les rapports ou les contrats, mais avec la GED, tous ces documents peuvent être stockés électroniquement et il n’y aura plus de gaspillage de papier ! Un système de gestion électronique documentaire réduit les coûts liés à l’impression, au classement des dossiers dans des classeurs ou des boîtes d’archives.
Véritable tendance croissante dans le monde du travail, le télétravail fait évoluer la culture d’entreprise et crée une réelle opportunité de mettre en œuvre une stratégie de dématérialisation des données.
