Pour assurer son efficience et par conséquent son succès, une entreprise doit assurer un suivi efficace de factures fournisseurs de la réception du document jusqu’à son paiement.
Nous détaillons dans notre article les avantages d’une bonne gestion des factures fournisseurs et les conseils à suivre pour les traiter rapidement et efficacement.
Les avantages d’une bonne gestion des factures fournisseurs
Avec la mise en place d’une dématérialisation des documents, la gestion des factures fournisseurs devient plus efficace et apporte de nombreux avantages à l’entreprise. En voici quelques-uns.
Un gain de temps
Avec une gestion efficace des factures fournisseurs, l’entreprise optimise le traitement et la validation du document. Elle augmente par conséquent la productivité de ses collaborateurs.
Des coûts réduits
La gestion électronique des factures va réduire l’utilisation des imprimantes, des consommables et du papier. De ce fait, l’entreprise fait des économies sur son poste fourniture et consommable informatique.
Plus de fiabilité
Une gestion efficace des factures fournisseurs permet de limiter les risques d’erreur humaine, de doublons et de perte de documents pendant les traitements.
Meilleure visibilité quant au paiement des factures fournisseurs
L’un des premiers risques liés à une mauvaise gestion des factures fournisseurs constitue les retards de paiement. Avec une solution de gestion des factures fournisseurs, même si l’entreprise reçoit un nombre important de factures fournisseurs, elle est capable d’éviter les retards de paiement et les relances mécontentes grâce à la planification des règlements. Le logiciel lui procure une bonne visibilité sur les paiements en cours et à venir.
5 conseils pour traiter plus rapidement vos factures fournisseurs
Conseil N° 1 : réclamer une facture dématérialisée
Vous êtes une entreprise et vous avez sûrement mis en place la facture électronique que vous émettez à l’encontre de vos clients. Vous voulez aussi faire de même avec les factures fournisseurs ? Vous pouvez alors réclamer une facture électronique à votre fournisseur dont vous gérez tous les cycles de la réception jusqu’à son archivage.
La mise en place d’une facture fournisseur dématérialisée vous procure de nombreux avantages : gain de temps, des économies liées aux consommables, aux papiers, aux frais d’affranchissement, à l’archivage manuel… Et une grande sécurité, car il y a moins d’interventions humaines et une réduction des délais de paiement.
Conseil N° 2 : investir dans un bon logiciel
Afin d’optimiser au mieux la gestion des factures fournisseurs et ainsi de les traiter rapidement et correctement, il est nécessaire d’investir dans un logiciel de gestion permettant d’automatiser la collecte et l’extraction des données des factures.
Conseil N° 3 : centraliser les factures fournisseurs
Récupérer les factures peut être une tâche fastidieuse pour les collaborateurs. Elles se trouvent souvent dans les pièces jointes des mails, dans le corps d’un courriel, déposées dans un espace de stockage comme Google drive ou accessible depuis un lien pour être téléchargées.
Ainsi, grâce à des solutions de centralisation automatique des factures fournisseurs, il devient aisé de les traiter plus rapidement et de programmer et suivre leur paiement.
Les entreprises profitent d’un gain de temps considérable et d’une gestion des factures fournisseurs optimisée.
Conseil N° 4 : limiter les accès aux factures fournisseurs
Grâce à une solution de gestion des factures fournisseurs, il devient facile de paramétrer une limitation des accès aux factures. Ainsi, il est possible de savoir qui est intervenu sur une facture donnée et à quel moment.
Conseil N° 5 : programmer les paiements
Dans le but d’éviter un retard dans les paiements de facture et recevoir des relances mécontentes, la gestion des factures fournisseurs va procurer de la visibilité quant au paiement en cours et à venir.
Étant donné que chaque fournisseur a un compte distinct, il est possible de programmer des virements. Ces paiements peuvent prendre plusieurs formes : Paiement immédiat à réception, paiement d’acompte ou de solde, paiement programmé à échéance….
