Chaque relation que les entreprises entretiennent avec des parties prenantes telles que les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les clients est régie par un contrat. C’est pourquoi il est très important que la gestion des contrats se fasse de manière agile, transparente et standardisée. Cependant, ce processus est souvent caractérisé par la lenteur et l’inefficacité.
Problèmes de mauvaise gestion des contrats
Des contrats mal gérés ou non accompagnés peuvent entraîner des pertes importantes pour les entreprises. Lorsqu’il est effectué manuellement, ce processus est sujet à des goulots d’étranglement et à des erreurs qui se produisent au jour le jour, en plus de prendre du temps pour obtenir le résultat souhaité. Voici quelques-unes des principales conséquences qui nuisent le plus aux organisations en matière de gestion des contrats :
- Perte de documents
- Temps passé chez les notaires
- Dommages-intérêts pour perte de durée et renouvellements
- Risque accru de non-conformités
- Lenteur dans la négociation, la création et l’approbation des contrats
- Absence de standardisation des systèmes, processus, formats et clauses contractuelles
- Des contrats dispersés dans toute l’organisation
- Énorme perte de temps avec les tâches manuelles
- Flux d’approbation inefficaces
- Difficulté à gérer les versions de contrat
Importance de la gestion des contrats fournisseurs
La gestion des contrats est le processus qui coordonne l’ensemble du cycle de vie du contrat, depuis les demandes initiales, les calendriers et les dates de paiement jusqu’à l’expiration et le renouvellement. Afin d’améliorer la performance opérationnelle des organisations et d’atténuer les risques financiers, les étapes de ce processus comprennent une analyse de la performance par rapport aux termes et aux phases du contrat.
Les contrats affectent de nombreux domaines au sein d’une entreprise et la manière dont ils sont gérés peut influencer de manière significative la budgétisation, les opérations, le service client et l’image de l’entreprise sur le marché. En outre, il existe un besoin croissant d’une gestion des contrats transparente et efficace pour répondre aux normes réglementaires.
Par conséquent, une gestion efficace des contrats améliore la productivité de l’organisation, facilite le travail des employés et génère de meilleurs résultats dans l’ensemble.
Les avantages de l’automatisation des contrats fournisseurs
Un processus automatisé de gestion des contrats réduit la probabilité d’apparition de malentendus et de dommages. Ainsi, les entreprises sont de plus en plus à la recherche de processus automatisés pour booster leur performance et atteindre leurs objectifs. L’automatisation de ces activités réduit les étapes bureaucratiques, en plus d’accélérer et de faciliter l’ensemble du processus.
Voici quatre avantages que l’automatisation de la gestion des contrats peut apporter à une entreprise :
Sécurité et centralisation
Les contrats et les documents qui s’y rapportent sont souvent stockés dans divers dossiers physiques, généralement sans contrôle d’accès, ce qui rend difficile une gestion efficace et sécurisée des documents. De plus, cette forme de stockage de fichiers crée une dépendance au papier et nécessite un espace physique important.
Le stockage des contrats dans un référentiel central améliore la transparence, la sécurité et la possibilité de recherche tout au long du processus. Un système automatisé de gestion des contrats permet le stockage dans le cloud, qui les protège par cryptographie, empêchant la perte de données ou la corruption de fichiers.
Facilité et praticité dans la gestion des documents
L’absence de normalisation rend les entreprises inefficaces dans la gestion des contrats. Les gens peuvent travailler avec les mauvaises versions du document, ce qui entraîne une faible productivité et met les organisations en danger.
L’automatisation de ce processus garantit qu’il est standardisé et gagne une structure interactive qui apprécie l’intégration. De cette façon, il génère de l’efficacité, en proposant des étapes très claires à exécuter et en prévenant les échecs, en rationalisant toute la chaîne du processus. En outre, il garantit que les fonctionnaires utilisent toujours des versions à jour de ces documents.
Agilité des processus
Les contrats sont généralement dispersés dans les entreprises en attente de signature et, souvent, ils sont perdus ou oubliés au milieu de tant d’autres papiers, ce qui finit par entraîner un grand retard dans le processus.
Avec l’automatisation des processus, les activités de demande, les approbations, les notifications et les attributions de tâches deviennent plus simples. Les candidats et le service juridique peuvent suivre le parcours du document en temps réel, favorisant les workflows collaboratifs et proposant des outils d’édition pour que l’équipe puisse travailler ensemble plus facilement et plus rapidement.
Suivi simplifié des expirations et des renouvellements
Tous les contrats ont une date d’expiration définie et une date de livraison spécifique. Une partie de votre gestion des contrats fournisseurs consiste à savoir quoi faire lorsqu’ils approchent de l’expiration. De nombreux services juridiques gèrent et contrôlent la validité et le renouvellement des contrats à l’aide de feuilles de calcul, ce qui nécessite beaucoup de travail manuel
