La Gestion Électronique de Documents (GED) est une méthode de numérisation et de stockage de documents qui est de plus en plus employé dans les entreprises et les organisations.
Elle présente de nombreux avantages par rapport à la gestion traditionnelle des documents en papier, qui encombre les bureaux et les salles d’archives et peut être coûteuse.
Découvrez les 5 principaux avantages de la mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents :
Gain de place :
En effet, le stockage des documents papier peut prendre beaucoup de place dans les bureaux et les salles d’archives, la loi obligeant à conserver les documents une certaine durée (bulletins de salaire : 5 ans, factures : 10 ans, etc.). En utilisant la GED, les entreprises peuvent numériser et stocker les documents de manière dématérialisée, ce qui leur permet de libérer de l’espace physique pour d’autres usages. De plus, cela permet de limiter les coûts liés au stockage et à l’entretien des archives.
Productivité :
La recherche de documents papier peut être fastidieuse et prendre beaucoup de temps. Avec la GED, les documents sont facilement accessibles et peuvent être recherchés à l’aide de mots-clés ou de filtres spécifiques. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité des employés qui ont besoin d’accéder à ces documents. Les résultats de recherche sont rapides et précis, ce qui facilite la tâche des employés dans leurs recherches.
Sécurité et confidentialité :
La GED peut aider à garantir la sécurité et la confidentialité des documents, alors que les documents papier peuvent être facilement perdus, endommagés, volés et parfois consultés à votre insu. Avec la GED, les documents peuvent être stockés dans un environnement sécurisé, protégé par des mots de passe, des clés de cryptage et d’autres mesures de sécurité. Les entreprises peuvent définir des niveaux d’autorisation pour l’accès aux documents, en limitant leur accès aux personnes autorisées. Cela permet de préserver la confidentialité des données sensibles de l’entreprise.
Optimisation de la communication interne :
La GED peut faciliter la collaboration entre les employés, en leur permettant d’accéder aux mêmes documents électroniques simultanément. Cela peut être particulièrement utile lors du télétravail, où les employés travaillent à distance. La GED permet également de suivre les modifications apportées aux documents, de gérer les versions et ainsi d’éviter les erreurs. Les employés peuvent travailler ensemble sur un même document en temps réel, ce qui facilite la communication et la collaboration.
Réduction des coûts :
La GED peut aider les entreprises à réaliser des économies importantes en matière de papier, d’encre, de stockage physique et d’entretien des archives. De plus, la GED peut réduire le temps nécessaire pour effectuer des tâches administratives, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus productives. Enfin, la GED peut aider à réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi de documents papier.
En conclusion, la Gestion Électronique de Documents (GED) est une pratique de plus en plus adoptée par les entreprises et les organisations et qui présente de nombreux avantages. La GED permet aux entreprises de mieux gérer leurs documents, de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité des employés.
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