La dématérialisation des documents est devenue une pratique courante dans de nombreux domaines de la vie professionnelle et administrative. Elle permet de gagner du temps et de l’efficacité en facilitant l’accès et la gestion des informations.
Dans les collectivités territoriales, la dématérialisation concerne principalement les documents administratifs et les documents de travail (tels que les permis, licences, certificats etc.).
Mais pour quels types de documents est-elle applicable et quels en sont les avantages ?
Découvrez dans cet article les principaux documents concernés par la dématérialisation dans les collectivités territoriales et les bénéfices qu’elle apporte en termes de gain de temps et d’efficacité.
Documents utilisés par les collectivités territoriales
Les documents les plus couramment dématérialisés par les collectivités locales sont :
- Les demandes de permis construction
- Les certificats d’occupation
- Les licences
- Les déclarations fiscales
La dématérialisation de ces différents types de certificats peut être très utile pour les collectivités territoriales vis-à-vis de ses administrés.
Voici quelques avantages de la dématérialisation de ces documents :
- Gain de temps et d’efficacité : la dématérialisation permet de réduire les délais de délivrance des certificats et de faciliter leur gestion. Les demandes de certificats peuvent être faites en ligne, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les déplacements inutiles.
De plus, les certificats dématérialisés sont plus faciles à archiver, à stocker sur des supports numériques et à retrouver, ce qui permet de gagner du temps lors de leur consultation.
- Sécurisation des données : la dématérialisation permet de sécuriser les données qui y sont contenues. Les certificats dématérialisés sont protégés par des mots de passe et des mesures de cryptage, ce qui réduit les risques de vol ou de falsification de ces documents.
- Facilitation de la communication : la dématérialisation des certificats d’occupation facilite la communication entre les différents acteurs concernés (propriétaires, exploitants, collectivités territoriales, etc.). Les certificats peuvent être partagés facilement et rapidement, ce qui permet de simplifier les échanges et de faciliter les démarches administratives.
- Réduction de l’impact environnemental : la dématérialisation des certificats permet de réduire l’utilisation de papier et de favoriser le développement durable. En effet, la dématérialisation permet de réduire les imprimés et de limiter les déplacements, ce qui a un impact positif sur l’environnement.
Pourquoi encourager à la dématérialisation dans les collectivités territoriales ?
En transformant les processus papier en processus numériques, les collectivités locales peuvent améliorer la prestation de services et offrir une meilleure expérience aux citoyens. Les documents dématérialisés permettent également de garantir l’exactitude et de se protéger contre la fraude ou la manipulation de données sensibles.
Le processus est rentable et efficace, ce qui en fait une option intéressante pour les collectivités locales qui cherchent à faire des économies tout en devenant plus durables.
En somme, la dématérialisation dans les collectivités locales peut apporter de nombreux avantages en termes de gain de temps, de sécurisation des données, de facilitation de la communication et de réduction de l’impact environnemental.
Quelles solutions pour la transformation numérique des collectivités ?
Il existe de nombreuses solutions pour la transformation numérique des collectivités territoriales. Ces solutions peuvent être basées sur différentes technologies et permettent de moderniser et d’optimiser les processus administratifs, les services aux citoyens et les modes de communication.
Parmi ces solutions on peut noter :
- La dématérialisation des documents
- L’automatisation des processus
- La communication unifiée
- La gestion électronique du courrier
Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive et que de nombreuses autres solutions peuvent être proposées pour accompagner la transformation numérique des collectivités territoriales. Il est recommandé de faire appel à un prestataire spécialisé qui pourra évaluer les besoins de la collectivité et proposer les solutions les plus adaptées.
