Certaines entreprises fonctionnent encore avec les documents papier même si elles ont mis en place la dématérialisation des documents. Ce système hybride nécessite donc une solution de numérisation intelligente afin d’assurer la productivité des salariés.
Zoom sur les solutions de traitement des scans qui simplifient le travail des collaborateurs.
La numérisation, qu’est-ce que c’est ?
La numérisation est un procédé qui permet de créer une copie numérique à partir d’un document papier. Ce nouveau fichier électronique est donc exploitable en ligne, il peut être stocké, indexé et retrouvé automatiquement.
Pour numériser un document, il est nécessaire d’avoir un matériel adapté et un logiciel. La numérisation nécessite également l’intervention d’une personne.
Le document numérisé peut revêtir plusieurs formats : PDF, JPEG, TIFF…
Les entreprises scannent pour archiver et faciliter le travail du service comptable et du service juridique.
Avant l’apparition des nouvelles solutions, quelles étaient les étapes pour scanner un document ?
Scanner un document à l’aide d’un scanner se fait en plusieurs étapes :
Étape 1 : démarrer l’ordinateur et le scanner
Étape 2 : placer le document à scanner
Étape 3 : ouvrir le logiciel de numérisation
Étape 4 : choisir le format du document et sa résolution
Étape 5 : pré-numériser pour avoir un aperçu
Étape 6 : valider la numérisation du document
Étape 7 : retrouver les fichiers numérisés dans les dossiers adéquats
Étape 8 : renommer le document numérisé et l’envoyer vers le bon répertoire.
Toutefois, il faut noter que toutes ces procédures ont été remplacées par un nouveau processus et de nouveaux matériels qui facilitent et optimisent la numérisation des documents.
Quels sont les nouveaux moyens de numérisation ?
Aujourd’hui, les concepteurs de matériel de numérisation ont mis au point de nouveaux outils intelligents, facilitant et optimisant le travail de numérisation tout en augmentant la productivité des salariés.
Avec ces nouvelles technologies, la numérisation s’intègre dans la gestion électronique des documents (GED). Elle devient une passerelle entre le format papier et le format numérique.
Ainsi, avec une solution de numérisation innovante, il est possible de scanner rapidement des factures, des devis ou des bons de livraison et de les intégrer dans un logiciel pour qu’ils soient accessibles par le ou les service (s) concerné (s).
De cette manière, les fichiers scannés sont visibles dans un répertoire nommé à cet effet, le risque d’erreurs est réduit et le traitement de l’information est accéléré.
En fonction de la solution de numérisation mise en place, de nombreux paramétrages sont possibles pour optimiser le travail des collaborateurs.
Quels sont les atouts d’une solution de numérisation efficace et intelligente ?
- Gain de temps pour les collaborateurs
- Gain de productivité pour les salariés
- Traitement rapide des dossiers et réduction des erreurs
- Optimisation des échanges et simplicité du travail collaboratif
- Réduction des coûts
- Recherche rapide des documents
Quelle solution de numérisation choisir ?
Avant de faire appel à un fournisseur de solution de numérisation, une entreprise a besoin de déterminer ses besoins et pour cela, elle doit se poser de nombreuses questions.
Quel type de document va-t-elle scanner ?
S’agit-il de documents manuscrits, de visuels ou de textes ? Il existe de nombreuses technologies qui s’adaptent à chaque type de documents.
Quelle est la quantité de documents à scanner par jour, par mois, par an ?
Si le volume est élevé, l’entreprise optera pour une solution de numérisation rapide.
Quel format choisir lors de la numérisation ? PDF ou JPEG ?
Certaines solutions de numérisation ne prennent pas en charge tous les formats.
La solution de numérisation est-elle compatible avec le matériel existant ?
L’entreprise sera peut-être obligée de changer totalement son matériel afin de disposer d’une solution innovante et intelligente.
Quel processus souhaite-t-elle mettre en place ?
L’entreprise doit déterminer de quelle manière elle souhaite relier la numérisation avec son logiciel de gestion électronique de documents et son CRM. Après avoir fait l’état de ses besoins en répondant à ces questions, l’entreprise peut contacter un fournisseur pour qu’il lui propose une solution de numérisation la plus adaptée à sa situation.
