La gestion électronique des documents (GED) gagne en popularité auprès des mairies et des collectivités locales. La GED est une technologie qui permet aux organisations de stocker et de gérer en toute sécurité des documents numériques, tels que des courriers, des contrats, des formulaires et d’autres enregistrements.
Alors, où en est la dématérialisation dans les collectivités locales ? C’est ce qu’on va voir dans cet article.
Contraintes et inconvénients de l’affichage papier
L’affichage sur papier a des capacités limitées de saisie, de recherche et d’extraction, ce qui rend difficile la localisation et l’accès de manière rapide aux informations dont vous avez besoin.
De plus, les documents papier peuvent facilement être égarés ou endommagés, ce qui les rendent peu fiables en termes de stockage à long terme.
Enfin, la saisie manuelle des données est nécessaire pour tous les enregistrements stockés sous forme de documents papier ce qui ajoute des coûts et des délais importants au processus.
En revanche, les systèmes de gestion électronique des documents (GED) assurent un stockage sécurisé des documents, ce qui facilite la recherche et l’accès rapide aux informations.
En outre, les systèmes de GED sont plus efficaces que les systèmes d’affichage sur papier en termes de saisie de données et de mise à jour des dossiers existants.
Aussi, les documents électroniques peuvent être facilement sauvegardés et stockés pour une utilisation à long terme, ce qui donne aux entreprises la certitude que leurs données sont en sécurité.
Évaluer l’affichage papier selon différents critères
Facilité d’installation et de réalisation pour l’affichage papier
Les présentoirs en papier peuvent être relativement coûteux et longs à installer. Le papier doit être coupé, imprimé et monté sur des murs ou des poteaux pour que l’affichage soit opérationnel.
En outre, la signalisation en papier doit souvent être remplacée lorsqu’elle est usée ou endommagée en raison de sa durabilité limitée.
La taille d’un affichage papier est limité. Cela signifie qu’il peut être difficile de créer des affichages de grande taille pour les zones à fort trafic avec la signalétique papier.
Les panneaux en papier sont également vulnérables aux intempéries et à d’autres facteurs environnementaux, tels que des températures ou des taux d’humidité extrêmes. La signalétique en papier peut facilement se décolorer, se tacher, se déformer, etc.
Impact écologique
La signalisation en papier peut également avoir un impact négatif sur l’environnement. Non seulement la production de papier s’accompagne de son lot de préoccupations environnementales, mais la signalétique papier doit être régulièrement remplacée et éliminée dans le respect de l’environnement.
Cela entraîne des coûts supplémentaires pour les entreprises ainsi qu’une augmentation des déchets destinés aux décharges et autres sites d’élimination.
Retour sur investissement
Le retour sur investissement des affichages papier est souvent faible par rapport aux solutions d’affichage numérique. Non seulement l’installation d’un affichage papier peut être coûteuse, mais il doit également être remplacé régulièrement en raison de sa durabilité limitée et de sa vulnérabilité aux facteurs environnementaux.
Cela signifie que les entreprises doivent prendre en compte le coût du remplacement des panneaux en papier après une certaine période, ce qui peut entraîner des coûts élevés au fil du temps. En revanche, les écrans numériques peuvent être utilisés pendant de plus longues périodes sans avoir besoin d’être remplacés, ce qui constitue une solution plus rentable à long terme.
Dans l’ensemble, l’affichage papier peut être une option convenable pour les entreprises dont le budget est limité, mais il s’accompagne de son propre ensemble de contraintes et d’inconvénients qu’il convient de prendre en considération lorsque vous décidez du type d’affichage à utiliser.
Les écrans numériques sont peut-être plus chers au départ, mais ils offrent souvent un meilleur retour sur investissement à long terme.
Pourquoi une solution de GED pour les collectivités ?
L’abandon des tableaux d’affichage traditionnels pour la publication d’annonces transforme la façon dont les gens interagissent avec leurs élus locaux. Avec la GED, les mairies et les municipalités peuvent rationaliser la communication avec leurs citoyens en leur donnant accès à l’information par voie numérique. Elles améliorent ainsi les services qu’elles proposent tout en aidant les administrations locales à gagner du temps et de l’argent.
En utilisant la GED, les mairies peuvent stocker en toute sécurité des documents dans un lieu centralisé facilement accessible au personnel autorisé. En outre, elles peuvent automatiser de nombreuses tâches administratives liées à la gestion des documents, telles que le classement et la recherche d’informations. Ainsi, les responsables de l’administration locale peuvent être plus efficaces dans leur travail.
Les avantages qu’apportent la GED
La GED contribue également à réduire la paperasserie et facilite le suivi des modifications apportées aux documents au fil du temps. Cela améliore la transparence et contribue à renforcer la confiance entre les citoyens et leurs élus. Le site peut également être utilisé pour les commentaires du public, ce qui permet aux citoyens de rester informés des décisions et des politiques du gouvernement local.
Globalement, la GED au service des mairies et des collectivités peut contribuer à simplifier la communication entre les citoyens et leurs élus. Cela pourrait conduire à de meilleurs services pour toutes les parties concernées et à une amélioration des relations entre les collectivités locales et leurs administrés.
Elle peut également accroître l’efficacité et la transparence, tout en réduisant la paperasserie et les coûts administratifs. Comme de plus en plus de collectivités locales passent à la GED, cette tendance continue d’améliorer la façon dont les gens interagissent avec leurs élus locaux.
Est-ce que la GED présente des risques ?
Bien sûr ! Il est important de s’assurer que le système DMS est conçu de manière sécurisée et qu’il est régulièrement contrôlé pour éviter tout accès non autorisé. En outre, il est important d’examiner comment les données recueillies sont utilisées et stockées. La garantie de la confidentialité et de la sécurité peut contribuer à protéger les informations des citoyens tout en leur donnant une confiance accrue dans la capacité de leur administration locale à assurer la sécurité de leurs données.
En définitive, la GED pour les mairies et les collectivités est un excellent moyen de rationaliser la communication entre les citoyens et leurs élus. Elle peut réduire les formalités et les coûts administratifs, accroître la transparence et la confiance, et améliorer les services fournis par les collectivités locales. En prenant toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité des données, la GED peut être un outil formidable pour les mairies et les communautés locales.
En somme, la gestion électronique des documents devient un outil populaire pour les mairies et les collectivités locales. Elle leur permet de sécuriser et de gérer des documents numériques, de rationaliser la communication avec leurs citoyens, de réduire la paperasserie et d’accroître la transparence. De plus en plus de collectivités locales passent à la GED, cette tendance continuera à améliorer la façon dont les gens interagissent avec leurs élus.
