Pour améliorer les relations avec ses administrés et accroître la transparence, les municipalités devraient réduire les délais de traitement et augmenter la flexibilité en adoptant la GED (Gestion Electronique des Documents).
En effet, plusieurs problématiques entravent et perturbent le bon fonctionnement des mairies et collectivités dans leurs manières de gérer leurs documentations. Parmi les plus récurrentes on cite : l’utilisation croissante des supports papier, traçabilité, manque d’espace de stockage et d’archivage des dossiers, une gestion manuelle et chronophage des formulaires, ralentissement dans la distribution des informations auprès des différents services, etc.…
Cependant, à l’ère du numérique, simplifier le traitement et la gestion des flux documentaires n’a jamais été aussi simple, en déployant une solution de gestion automatisée des documents pour soutenir le travail en interne des agents des mairies et la communication avec les citoyens.
Découvrez comment la GED permet aux fonctionnaires des administrations publiques de gagner du temps dans la gestion de leurs courriers entrants / sortants afin d’assurer un service de qualité.
La GED offre de nombreux avantages aux mairies, notamment
Aujourd’hui, pour gérer ses processus administratifs dans un environnement collaboratif, de nombreuses solutions de GED sont disponibles sur le marché, qu’il s’agisse de simples solutions de stockage sur le cloud ou de solutions d’entreprise assez puissantes avec toutes les cloches et tous les sifflets.
Un partage simplifié de l’information avec les institutions publiques et entre les différents services
Le système de gestion électronique des documents permet le contrôle et le partage des documents, automatise leur dénomination et leur classification pour une plus grande efficacité, et fournit un historique complet des modifications. Les données et les documents sont automatiquement classés et sécurisés selon des règles de confidentialité, offrant une traçabilité de toutes les modifications effectuées.
Des échanges sécurisés avec les administrations publiques grâce à la dématérialisation
En numérisant les documents, la GED rend la dématérialisation simple et efficace. En effet, les fonds numérisés sont normalisés sous un même format et peuvent être stockés dans un référentiel centralisé et protégé à partir duquel ils sont accessibles de partout. L’information peut ainsi être traitée rapidement et efficacement.
la Ged pour une gestion RH agile et innovante dans les mairies
Afin de faciliter la gestion des ressources humaines des fonctionnaires, les collectivités doivent centraliser et partager en un seul point toutes leurs informations. Cela permet d’avoir accès à toutes les données des agents de la mairie, ainsi qu’à tous les documents les concernant (contrat de travail, bulletin d’information, plan de formation…).
Le logiciel de GED aide à gérer efficacement une activité RH au sein d’un organisme public en proposant un référentiel de données centralisé à portée de main.
La GED pour une réduction de l’espace de stockage dû aux documents physiques
Dans une mairie, les documents sont aussi reçus par voie électronique (factures, bons de commande, etc.), mais il existe de nombreux documents qui sont encore reçus sur papier : factures, contrats, bons de commande et ordres de paiement. Ces documents physiques doivent être gérés par un système de workflow et doivent être stockés et hébergés sur des serveurs sécurisés respectant les normes de conformité RGPD.
Outre l’économie d’espace de stockage, il est également important que les documents soient disponibles s’ils sont demandés lors d’un audit ou s’il y a une raison quelconque d’y accéder (par exemple, une urgence).
Le classement est structuré en fonction de la date de réception et de leur type permet aux employés de les retrouver plus facilement en cas de besoin.
Afin de promouvoir une culture de l’innovation et de la numérisation dans les administrations publiques, il faut déployer une solution GED pour les collectivités qui permet une prise en main rapide, ergonomique et intuitive, intégrant un espace de travail collaboratif virtuel et bien sûr une sécurité maximale.
