Premier pas vers la transformation numérique d’une entreprise, la signature électronique, aussi appelée e-signature, consiste à certifier l’intégrité d’un document électronique et à authentifier l’auteur de la signature. Sa valeur légale est la même que celle de la signature manuscrite.
Très utile lorsqu’il s’agit de signer des documents à distance, la signature électronique facilite les transactions au sein d’une entreprise essentiellement dans le service commercial et des ressources humaines.
Mettre en place une solution de signature électronique est simple et ne représente pas un coût excessif.
Découvrons le fonctionnement et les avantages de la signature digitale.
Les fonctions d’une signature électronique
Il faut avant tout savoir que la signature électronique n’est pas un scan de la signature manuscrite. Elle est un procédé technique qui permet de signer des documents numériques de manière totalement dématérialisée.
La valeur de la signature digitale
La signature électronique n’est pas visuelle, elle prend la forme d’une suite de caractères. Elle s’établit à l’aide d’un logiciel qui s’intègre aux outils qu’utilisent les collaborateurs d’une entreprise. Grâce à un procédé cryptographique, elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. La signature électronique a de ce fait la même valeur légale que la signature manuscrite.
Il faut savoir que les outils de signature digitale doivent respecter le règlement européen eiDAS.
La e-signature pour quel type de documents ?
Ce procédé électronique est utilisé dans tous les services d’une entreprise quel que soit son secteur d’activité : Service commercial, service financier, les Ressources Humaines …
Sans contact physique, la signature numérique est apposée sur un contrat commercial, un paiement, un contrat de travail, des factures, des bons de commande, des documents comptables, des documents juridiques ou encore sur des actes notariés.
Les différents types de signatures digitales
Il existe trois types de signatures électroniques correspondant à 3 niveaux de sécurité :
La e-signature standard
Il s’agit d’une signature électronique manuscrite de niveau 1 qui ne garantit pas l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire.
La e-signature avancée
Elle est de niveau 2 et c’est celle qui est le plus fréquemment utilisée par les entreprises. Ce procédé impose au signataire de télécharger sa carte d’identité ce qui permet de l’identifier et lier la signature à son auteur. Un certificat de signature électronique doit être mis en place afin de pouvoir utiliser cette signature digitale.
La e-signature qualifiée
C’est la signature de niveau 3 la plus technique et la plus sécurisée. L’identité numérique du signataire est authentifiée grâce à la délivrance d’un certificat de signature électronique qualifiée. Ce type de signature est utilisé pour les documents pour lesquels l’authentification est fondamentale tels que les actes notariés.
Les avantages de la signature électronique
Outre le gain de temps et d’argent qu’elle procure, la e-signature jouit de plusieurs avantages en faveur de la productivité des entreprises et des relations avec ses clients.
- L’envoi et la réception des documents est simplifié à travers l’utilisation d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Les tâches manuelles sont supprimées.
- L’instruction des dossiers est plus rapide. Les différentes parties peuvent signer simultanément ou chacun son tour en quelques minutes.
- Le suivi de l’avancement des dossiers se fait en temps réel. Il est aussi possible de connaître les parties qui ont signé et celles qu’il faut relancer.
- La signature électronique permet de faire des économies sur le budget des consommables d’imprimante, le papier et les frais d’affranchissement ou de déplacement.
- Les conditions de travail des collaborateurs sont améliorées ce qui participe à leur satisfaction globale et à une amélioration de la productivité des équipes.
- En faisant des affaires plus rapidement, l’entreprise améliore sa notoriété auprès des clients et se démarque des autres entreprises du même secteur.
