La signature électronique fait gagner du temps aux entreprises, comme nous l’avons déjà évoqué dans ce blog, mais elle fait aussi gagner de l’argent. Il est un fait qu’en plus de réduire les délais de gestion administrative et d’améliorer l’efficacité, les entreprises qui utilisent la signature électronique réalisent également des économies.
Si vous voulez savoir combien coûte la signature électronique et les économies que la numérisation des processus de signature de documents dans votre entreprise entraînerait, assurez-vous de lire cet article.
5 avantages de la signature électronique pour les entreprises
La signature électronique devient rapidement un outil commercial essentiel, permettant d’économiser du temps, de l’argent et de la paperasserie, tout en améliorant la sécurité des transactions commerciales.
Juridiquement, la signature numérique est identique à son homologue manuscrite en termes de capacité et de force obligatoire, mais se distingue par les avantages qu’elle procure par rapport aux procédés sous forme physique.
Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation de la signature électronique pour une plus grande efficacité dans les opérations commerciales :
Économisez du temps, de l’argent et du papier
L’utilisation de la méthode traditionnelle de signature manuscrite demande beaucoup de temps et d’efforts. Il faut imprimer le document, le signer, le scanner et le retourner, ce qui prend parfois des jours. Cela, sans compter les signatures chez le notaire.
Avec la signature électronique, il n’est pas nécessaire d’imprimer ou de numériser, car il suffit de signer les documents au format numérique. Ainsi, l’entreprise bénéficie d’une réduction des coûts d’impression, de numérisation et de papier.
Rationalisez les transactions commerciales
La technologie de signature électronique favorise les transactions rapides et sécurisées, permettant aux entreprises de conclure des affaires en moins de temps et de rationaliser les flux commerciaux.
Incontestablement, la digitalisation est un moyen simple et rapide de faire progresser vos relations commerciales sans buter sur la paperasse, de faciliter les paiements sur Internet et, plus largement, d’améliorer les opérations quotidiennes.
Augmente la sécurité pour toutes les parties
Les documents papier peuvent facilement être perdus, endommagés ou volés, et une fois qu’ils ont disparu, il n’y a aucun moyen de les récupérer. Avec un service de signature électronique, la documentation est stockée en toute sécurité dans le cloud afin qu’elle soit toujours facile à trouver.
D’autre part, la signature numérique peut être complétée par des protocoles biométriques qui garantissent une couche de sécurité supplémentaire, comme la signature d’empreintes digitales, ce qui augmente la sécurité des processus en face à face.
Peut être utilisé n’importe où
Les signatures électroniques ne nécessitent pas d’équipement spécial, ce qui permet aux entreprises de faire plus facilement affaire avec leurs clients même s’ils ne sont pas physiquement présents, en plus d’augmenter la sécurité autour des procédures telles que les paiements par Internet.
De cette façon, les entreprises peuvent atteindre une plus grande efficacité administrative et éliminer le risque de perdre des ventes en raison des limites des méthodes traditionnelles, telles que la télécopie ou la numérisation.
Optimisez la gestion des documents
La solution de signature électronique adaptée facilite la recherche d’un document, ainsi que son accès rapide, grâce à un système de gestion documentaire intégré. Cela signifie que les informations importantes peuvent être traitées et accessibles plus facilement que les copies papier, qui peuvent être stockées dans différents emplacements physiques et ne peuvent être localisées que par des processus manuels.
De plus, un gestionnaire de documents vous permet de surveiller le processus de signature d’un contrat ou d’un accord, de gérer des modèles et d’accorder l’accès à plusieurs utilisateurs à la plateforme, en établissant des autorisations spécifiques selon le cas.
La signature électronique aide les entreprises à rendre leurs processus plus efficaces et, ainsi, à se différencier de la concurrence. Vous pouvez envoyer ou recevoir un document par e-mail, et le destinataire peut le consulter et le renvoyer immédiatement signé en quelques minutes.
Pour les entrepreneurs, cette réduction des coûts et du temps peut faire une grande différence financièrement.
