L’archivage probatoire fait beaucoup parler de lui et a gagné du terrain à une vitesse spectaculaire.
Banni le temps des pièces dans le sous-sol rempli de dossiers poussiéreux et empilés les uns sur les autres jusqu’à presque nous tomber sur la tête.
Nous vivons à l’ère de la rapidité où nous voulons que tout soit optimisé. L’archivage électronique à valeur probatoire nous offre cette opportunité. Découvrons cette technologie sortie des sentiers battus, ses enjeux et son utilité.
Qu’est-ce que l’archivage électronique à vocation probatoire ?
L’archivage électronique à vocation probatoire ou à valeur probante est avant tout un processus électronique qui permet d’enregistrer et de stocker des documents sous une forme numérique. C’est une méthode qui permet la dématérialisation d’un document tout en gardant l’intégralité de sa valeur légale et juridique.
Ce système d’archivage électronique peut concerner :
- Les factures ;
- Les bulletins de salaire ;
- Les bons de commande ;
- Les différents types de contrats ;
- Les notes de frais ;
Comment fonctionne l’archivage électronique à vocation probatoire ?
Il faut tout d’abord intégrer une solution de conservation de documents numériques et d’archivage électronique à votre système. Une fois installée, vous prenez un document en papier et vous le scannez. Le scanner automatique va numériser votre document et le transformer en un document électronique.
Après la numérisation de votre document, il est classé, indexé et archivé automatiquement. Les documents numériques sont archivés dans un coffre-fort électronique, qui a pour but de protéger les archives et de gérer l’autorisation des accès.
À la fin du processus d’archivage électronique, votre document numérisé garde ses qualités probatoires et ses valeurs probantes.
Quels sont les enjeux d’un archivage électronique à valeur probante ?
Au-delà de sa capacité de stockage infini et des avantages innombrables, l’archivage automatique présente des enjeux, positifs comme négatifs. Afin de laisser le meilleur pour la fin, dans cette rubrique nous allons aborder d’abord les enjeux pas très flatteurs de ce système d’archivage électronique (SAE), avant d’aborder plus bas ses utilités avantageuses.
La technologie est en constante évolution, donc la grande question qui se pose est, est-ce que dans une décennie ou deux, nous pourrons toujours avoir accès aux documents stockés quelques années en arrière ? Les systèmes auront complètement changé.
Le deuxième enjeu important, est la sécurité. Si on ne choisit pas bien notre solution d’archivage automatique, un document numérisé et signé électroniquement peut être piraté et dupliqué en une centaine de faux originaux. Donc, comment reconnaître le bon document, à moins de sécuriser l’accessibilité au document original.
Pourquoi un archivage électronique probatoire ?
En effet, l’archivage électronique à valeur probatoire est d’une grande utilité et apporte un vrai plus par rapport à l’archivage classique.
La capacité de stockage
La capacité de stockage d’un archivage électronique est de plus en plus grande, en fonction du système employé.
L’intégrité
Le système d’archivage électronique stock des documents figés dont on ne peut modifier ou altérer les informations. Ce qui conserve toute leur valeur probatoire, même les signatures électroniques.
La protection des données
Comme abordé plus haut, il faut choisir un système de stockage sécurisé et dont les accès au document sont délivrés uniquement aux personnes concernées. Et donc son utilité par rapport à un archivage classique, c’est qu’un document original ne peut pas être détruit par malveillance
Traçabilité
Possibilité d’avoir le cycle de vie complet d’un document. Quand a-t-il été stocké ? Par qui ? Et même la date et l’heure des manipulations liées au document.
Pérennité
Les documents archivés électroniquement peuvent être accessibles aussi longtemps que possible, à condition d’utiliser des supports perpétuellement actualisés et de les installer sur plusieurs serveurs, pour éviter le risque précité de perte de données après quelques années.
La facilité d’accès
Si la structure de la plateforme de stockage est conçue intelligemment et munie d’un système de classification efficace, l’accès aux documents recherchés se fait en quelques clics.
L’archivage automatique reste une solution très efficace et pratique pour le stockage de document tout en préservant leur qualité probatoire. En même temps, il facilite l’accessibilité à l’ensemble des documents. Il suffit de choisir le bon système de stockage automatique pour profiter de toutes les utilités.
