Dans un contexte de dématérialisation des documents, la mise en place d’une signature électronique s’impose d’elle-même. Ayant la même valeur que la signature manuscrite, la signature électronique dans son entreprise offre une amélioration du workflow de signatures, une accélération des délais et une fluidification des échanges.
Coup d’œil sur la signature électronique et la manière de la mettre en place au sein d’une entreprise.
Mise en place de la signature électronique : pour quelles raisons ?
L’utilité de l’e-signature
Dans sa transformation digitale, une entreprise passe par la dématérialisation des documents et la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED). L’utilisation d’une signature électronique vient compléter la digitalisation du processus de la GED. Elle représente un enjeu dans sa transformation digitale puisqu’elle simplifie les échanges et les transactions au sein d’une entreprise.
De ce fait, la signature numérique doit être en mesure d’identifier le signataire et garantir l’intégrité d’un document numérique. Ce qu’il faut savoir, c’est que l’ensemble des documents électroniques peuvent bénéficier d’une e-signature. L’entreprise doit juste mener une réflexion sur ses besoins, la fréquence d’utilisation de la signature électronique et le niveau de sécurité qu’elle requiert.
Les différents types de signatures
La signature électronique est régie par le Règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) du 23 juillet 201 qui distingue trois types de signatures numériques :
La signature électronique simple
La signature électronique simple est généralement utilisée pour parapher des actes courants qui ne présentent pas de grands risques financiers ou juridiques tels que des factures, des contrats d’adhésion, des bons de commande, des devis….
Ce type de signature a été émis sans certificat personnel. Elle peut revêtir la forme d’une case à cocher, d’une signature scannée ou d’une signature sur la borne d’un livreur.
La signature électronique avancée
Elle présente plus de sécurité que la simple signature puisqu’elle nécessite l’utilisation d’un certificat numérique qui permet d’identifier le signataire. Elle est utilisée pour parapher des documents à données sensibles comme la souscription de contrat d’assurance-vie ou un contrat de crédit immobilier.
La signature électronique avancée doit satisfaire aux exigences suivantes (décrites dans l’article 26 de l’eIDAS) :
- Être liée au signataire de manière univoque ;
- Permettre d’identifier le signataire ;
- Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée est une signature numérique qui présente le plus haut degré de fiabilité. Il s’agit en fait d’une signature électronique avancée dotée d’un certificat qualifié. Ce dernier est délivré par une autorité de certification qualifiée.
Mettre en place une signature électronique dans son entreprise en 3 étapes
En amont, une entreprise doit définir ses exigences en termes de signatures électroniques et prendre le temps de bien structurer son projet pour en garantir le succès. Quel niveau de sécurité donner à la signature électronique ? Quelles sont les priorités ou l’expérience utilisateur désirée ? Étape par étape, l’entreprise doit pouvoir répondre à ces questions et à d’autres.
Étape N° 1 : la portée du projet
- Quels sont mes besoins réels ?
- À quelle fréquence la e-signature sera utilisée ?
- Le budget, permet-il de mettre en place la signature numérique ?
- Quel est le planning du projet ?
Étape N° 2 : Passer en revue le processus de travail
- Quels types de documents nécessitent une signature électronique : Juridiques, commerciaux, administratifs… ?
- Quelles sont les personnes concernées par le parcours de signature de documents ?
- Quel logiciel sera utilisé ?
- Quelle quantité de documents sera signée numériquement au cours du mois et de l’année ?
Étape N° 3 : Etablir un cahier des charges et choisir le prestataire
Ce cahier des charges doit contenir toutes les réponses aux questions soulevées ci-dessus et bien d’autres encore comme le type de signature électronique que vous souhaitez utiliser : signature simple, qualifiée ou avancée.
Ce cahier des charges est remis à votre prestataire afin que celui-ci vous apporte une décision au plus près de vos attentes. Le prestataire de services doit être de confiance et certifié par des audits externes d’experts indépendants.
