La numérisation des archives est une méthode efficace pour convertir des documents physiques en format numérique. Cela permet un gain de temps, d’efficacité et de sécurité. Découvrez les avantages de la numérisation des archives et la procédure étape par étape pour convertir les documents de votre entreprise en format numérique.
Qu’est-ce que la numérisation des archives ?
La numérisation des archives est un processus technique qui consiste à convertir des documents physiques en format numérique. Cette méthode utilise des technologies telles que les scanners haute résolution et les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les documents et les stocker dans un système de gestion électronique de document (GED).
Ainsi, une fois numérisés, les documents archivés et qui ont une valeur probatoire peuvent être facilement consultés et partagés par plusieurs utilisateurs, sans restriction géographiques ou horaires, ce qui permet de gagner du temps et de l’efficacité.
Quels sont les avantages des archives numériques ?
L’archivage numérique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Cela permet un gain d’espace considérable, car un disque dur peut stocker autant d’informations qu’une salle d’archives. En plus, la restauration et la récupération des données en cas de besoin sont facilitées grâce aux options offertes par les logiciels de GED.
Par conséquent, la recherche, le tri et la destruction de documents deviennent plus rapides grâce à des logiciels de gestion des archives. L’utilisation du papier est réduite, ce qui permet de réaliser des économies.
L’archivage numérique prévient également la perte d’informations due aux incendies ou aux dégâts des eaux, tout en facilitant la manipulation et le partage de documents. Plus encore, l’accès aux documents est sécurisé grâce à des protocoles et des droits d’accès très renforcés.
Enfin, l’archivage électronique est écologique et économique, car il réduit les contraintes liées à la gestion de papiers et de dossiers, tout en améliorant l’efficacité et la sécurité de la gestion des informations sans compromettre l’intégrité des données.
Procédure de numérisation des archives
Vous avez l’intention de numériser les archives documentaires de votre entreprise ? Découvrez les étapes nécessaires à la numérisation des documents.
Traitement des documents en atelier de numérisation
- Les documents sont acheminés vers un atelier de numérisation où ils sont répartis sur différentes lignes de traitement en fonction de leur nature.
- Des scanners spécialisés sont utilisés pour numériser les livres, les plans ou les documents sensibles. Les autres documents (factures, supports de formation, contrats, CV, etc..) peuvent être soumis à une numérisation standard ou fidèle.
Préparation des documents en papier
L’ensemble des documents est soumis à un tri minutieux pour enlever les agrafes, les trombones, les doublons, et ajouter des patchs pour séparer et identifier les données.
Numérisation, traitement et indexation
- Les documents sont scannés et traités automatiquement pour obtenir des métadonnées et les identifier.
- Le traitement permet également de classer les documents en fonction de leur typologie et de les convertir en formats modifiables si nécessaire.
- Un encodage est utilisé pour corriger les erreurs manuellement.
Contrôle de qualité
Un contrôle est effectué sur l’ensemble des documents numérisés pour vérifier leur quantité et qualité.
Stockage et conservation des copies numériques
- Mise à disposition sur une plateforme de Gestion Électronique des Documents (GED) pour une recherche facile grâce à la description et au classement des informations.
- Intégration dans les systèmes d’information pour une consultation et exploitation quotidienne.
- Hébergement en ligne pour un accès facile
Archivage numérique des copies fidèles
Les copies fidèles sont archivées dans un système d’archivage électronique (SAE) conforme à la norme NFZ 42 013 pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents probants.
Restitution et archivage physique des originaux
Une fois que les étapes de numérisation sont terminées, les dossiers en papier sont reconditionnés pour être archivés dans des entrepôts sécurisés. Ils peuvent également être restitués à l’entreprise ou détruits sur demande en cas de numérisation fidèle.
Le recours à un expert en transformation digitale est la clé pour un succès durable en entreprise. Ne vous laissez pas dépasser par les défis de la gestion électronique de documents, optez pour un accompagnement professionnel de la numérisation et de la dématérialisation.
