L’archivage électronique est devenu un élément clé de la gestion de l’information pour de nombreuses entreprises. Mais avec une multitude d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de savoir comment choisir la solution d’archivage électronique qui convient à vos besoins.
En outre, il est important de comprendre la différence entre une Gestion électronique de document (GED) et un système d’archivage électronique (SAE) pour faire le choix le plus judicieux. Découvrez les 6 éléments clés à prendre en compte pour choisir la solution d’archivage électronique qui s’adapte à votre structure.
Une mise en contexte
La différence entre une Gestion électronique de document (GED) et un système d’archivage électronique (SAE) est fondamentale. Dans le cadre d’un travail collaboratif, une GED se concentre sur la gestion et le stockage des documents courants tels que les contrats, les factures et les courriels tout au long de leur cycle de vie.
Un système d’archivage électronique, quant à lui, se concentre sur la conservation à long terme de documents légaux importants pour les besoins juridiques et commerciaux de l’entreprise. Un SAE offre également des fonctionnalités supplémentaires telles que l’horodatage, la signature électronique et la validation de l’intégrité des archives à valeur probante.
Les 6 points clés pour bien choisir sa solution d’archivage électronique
1. Conformité réglementaire pour archivage électronique
Assurez vous que la solution d’archivage électronique choisie répond aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de données.
En effet, si votre entreprise opère en France, il est important de s’assurer que la solution choisie répond à la norme AFNOR NF Z 42-013 pour les Systèmes d’Archivage Électronique (SAE). Par contre, dans le cas d’un projet international, la norme à respecter est l’ISO 14641-1.
Par ailleurs, deux autres agréments peuvent également être pris en compte :
- L’agrément SIAF (Service interministériel des Archives de France) pour les archives courantes et intermédiaires des collectivités publiques,
- L’agrément HDS (Hébergement des données de santé) délivré par l’ASIP (Agence du numérique en santé), pour les documents contenant des données de santé à caractère personnel.
2. Savoir précisément où sont localisés les documents et données archivées
Il est important de savoir précisément où sont archivées vos informations pour garantir leur sécurité et leur conformité aux réglementations en vigueur, notamment la CNIL. Les entreprises peuvent choisir de stocker les données en interne ou de les faire héberger chez un prestataire externe.
À ce titre, la localisation des documents à destination fiscale (tels que les factures, les états comptables, etc.) doit être en France ou dans un pays de l’UE. Cependant le stockage hors de l’hexagone et de l’UE est encadré par la Cnil et peut nécessiter une autorisation préalable de la Cnil pour certains pays considérés comme inadéquats.
3. Connaître en détail les engagements pris par le prestataire
Avant de lancer votre prospection, il est recommandé de se faire accompagner par un expert en implémentation de solution d’archivage électronique GED ou SEA, de faire un audit détaillé de vos besoins à terme et futur.
La technologie à déployer, la notoriété du prestataire et ses capacités à assurer un service après-vente de qualité sont également des éléments clés à prendre en compte pour choisir votre solution GED.
- Coûts et fonctionnalités de l’archivage électronique
Les coûts peuvent varier en fonction de la taille de votre entreprise, du volume de données à archiver, et des fonctionnalités souhaitées. Il est important de décortiquer et d’analyser les devis afin de comprendre en détail l’incidence de chaque ligne de prix et de service sur votre budget total.
Parmi ces éléments : les coûts d’implémentation, le coût et le nombre des licences, les frais de maintenance, et les coûts futurs pour une utilisation à long terme, etc.
- Support et maintenance pour archivage électronique
Les fonctionnalités peuvent inclure la recherche de documents, la gestion des droits d’accès, la conversion de formats, et la protection des données.
Ainsi, il est important de bien comprendre les fonctionnalités nécessaires pour votre entreprise et de les inclure dans votre évaluation des différentes solutions d’archivage électronique.
4. Accessibilité et sécurité des données
Pour choisir une solution d’archivage électronique à valeur probante (reconnue par la loi depuis 2000), il est important de considérer les aspects de sécurité et d’accessibilité des données. Si la solution choisie est un Système d’Archivage Electronique (SAE) en mode SaaS délivré par un prestataire de type Tiers-Archiveur via une solution cloud, il est recommandé d’adopter la norme ISO/IEC 27001 pour garantir la sécurité des données.
De plus, les labels de cybersécurité tels que « France Cybersecurity » peuvent renforcer la confiance dans la solution choisie.
Toujours dans le même contexte, il faut s’assurer de la mise en œuvre d’une redondance du SAE pour minimiser les risques de perte de données en cas d’incident.
5. Assurez-vous de la réversibilité
L’importance de la réversibilité de la solution d’archivage électronique réside dans la capacité de pouvoir accéder à vos documents et données archivées à tout moment. Cela garantit que vous avez un contrôle total sur vos archives, et que vous pouvez les retrouver rapidement et en toute sécurité.
Concrètement, considéré comme un point important pour optimiser l’utilisation de votre archivage électronique, la réversibilité doit bien figurer dans les conditions générales de vente d’une GED.
Par conséquent, votre prestataire doit être capable de vous fournir un dossier de preuve lors d’un contentieux judiciaire comprenant l’archive, son horodatage, son empreinte, son scellement et la validation de la signature. Cette remise est essentielle pour permettre une vérification d’intégrité par un expert commis par le juge.
6. Évolutivité et flexibilité de la solution
Optez pour une solution d’archives qui peut grandir avec vous. Évolutivité et flexibilité sont des facteurs clés pour garantir la durabilité et l’efficacité de votre stratégie de gestion des archives.
Une solution qui peut s’adapter aux besoins changeants de votre entreprise vous permettra de maintenir une organisation efficace et de prendre des décisions informées à long terme.
Ne vous encombrez pas avec une solution rigide et dépassée, choisissez une solution évolutive et flexible pour vous assurer un avenir prospère.