Les entreprises qui souhaitent rester compétitives dans un monde en constante évolution doivent être en mesure de gérer rapidement et efficacement leurs informations. C’est là que la Gestion Electronique de Documents (GED) entre en jeu. Cette solution innovante permet de stocker, de gérer et de partager facilement les documents numériques, offrant ainsi une valeur ajoutée à votre entreprise.
Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie,
Dans cet article, nous vous expliquerons comment la GED peut transformer votre entreprise en une machine bien huilée, plus performante et plus efficace, et pourquoi vous devez réaliser un projet GED.
Désormais, plus besoin de classeurs et de boîtes en carton pour archiver vos documents. Avec une GED, vous pourrez améliorer la productivité, accroître la sécurité des données, stimuler la collaboration et réaliser des économies importantes en temps et en argent.
Les avantages de la Gestion Electronique de Documents
Bien que les attentes et les avantages récoltés varient d’une structure à une autre. Il n’en demeure pas moins que l’objectif de la mise en œuvre d’un projet GED reste identique pour toutes les entreprises quelques soient leurs activités.
Ainsi, les principaux avantages sont les suivants :
Optimisation de l’efficacité opérationnelle
En adoptant la GED, vous pouvez optimiser l’efficacité opérationnelle de votre entreprise en simplifiant les processus de gestion de documents. Les employés peuvent accéder rapidement et facilement en temps réel à tous les documents (accès protégé et rapide) dont ils ont besoin, sans avoir à fouiller dans des piles de papier ou des dossiers en ligne. Les données sont accessibles grâce aux métadonnées et des fonctions de recherche et de navigation avancées.
En outre, dans la cadre de la transformation digitale, la dématérialisation des documents via la GED améliore la productivité de votre entreprise, car un logiciel de GED peut être intégré à d’autres systèmes et applications pour une gestion fluide des informations, ce qui améliore la cohérence et la consistance des données à travers un référentiel documentaire unique.
Sécurisation des documents
La gestion électronique des documents via la GED peut renforcer la sécurité de vos informations sensibles. Les documents sont automatiquement sauvegardés dans un coffre-fort électronique sécurisé, ce qui les protège contre les pertes ou les dégâts.
D’ailleurs, l’accès aux documents et la gestion des versions sont contrôlés et sont enregistrés dans un journal d’activité afin de retracer l’historique des modifications. Par conséquent, utiliser la GED, est un gage de respect des réglementations en matière de protection des données, ce qui assure la conformité de votre entreprise.
Amélioration du travail collaboratif et de la communication
La GED, facilite une gestion documentaire agile et le partage de documents entre les employés, ce qui peut améliorer la collaboration et la communication au sein de votre entreprise.
Les employés peuvent travailler ensemble sur des documents en temps réel, ce qui permet de coordonner les efforts et de prendre des décisions plus rapidement.
La GED peut également aider à améliorer la qualité du service client en permettant un accès plus rapide et plus facile aux informations. Ceci, grâce à des processus simplifiés de gestion des documents (workflow avec des règles adaptées aux besoins de chaque utilisateur, tels que les processus d’approbation ou les niveaux d’autorisation des employés pour la visualisation de certains types de contenu (par exemple les informations sensibles).
Réduction des coûts
Si vous optez pour une solution GED, vous allez réduire les coûts liés à la gestion traditionnelle des documents en automatisant les tâches fastidieuses et en éliminant les coûts liés à l’impression, la logistique inhérente et à l’archivage physique des dossiers.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles une GED ?
La numérisation est la clé du succès pour les entreprises de demain, et cela est particulièrement vrai en ce qui concerne la gestion des documents papier.
D’ailleurs, un constat, ces dernières années, nous avons assisté à une augmentation du travail à distance et du télétravail, ce qui signifie que les employés ne sont souvent pas présents au bureau à tout moment. Il est donc plus difficile d’accéder aux documents de l’entreprise à distance, même s’il ne s’agit que de copies papier.
L’outil le plus approprié pour remplacer le papier par des documents numériques est un logiciel de GED qui permet d’archiver, de classer et de partager des documents. Ce faisant, il simplifie l’accès à l’information pour les employés et les dirigeants.
La dématérialisation des documents, la transformation numérique et la gestion électronique des archives sont des éléments clés pour un fonctionnement optimal de l’entreprise. N’attendez plus pour intégrer la GED et gérer vos flux documentaires efficacement. Le retour sur investissement est des plus rapides.
