Vous êtes responsable de la gestion documentaire de votre entreprise et vous êtes conscient(e) que la fin d’année est une période critique pour cette tâche. Vous devez collecter tous les documents nécessaires pour la comptabilité et la fiscalité, et vous êtes confronté(e) à une grande quantité de documents à traiter. Comment pouvez-vous simplifier et sécuriser votre gestion documentaire en cette période de fin d’année ?
La gestion électronique de documents (GED) est la réponse à cette question. La GED est un système qui permet la gestion des documents électroniques en entreprise et qui facilite grandement la gestion documentaire en cette période de fin d’année. Les entreprises peuvent avoir des dizaines, voire des centaines de documents à traiter, allant des relevés bancaires aux factures en passant par les bulletins de salaire. C’est pour cela que la GED se révèle être une solution extrêmement utile.
Voici quelques avantages de la GED pour l’organisation des entreprises en cette période de fin d’année :
Centralisation et organisation des documents
Le principal avantage de la GED est la centralisation de tous les documents en un seul endroit. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des documents et de faciliter leur partage entre les différents départements. En outre, la GED permet une organisation précise des documents grâce à l’utilisation de métadonnées qui permettent de classer les documents de façon pertinente et efficace.
Facilité de recherche et de récupération des documents
La GED assure une recherche rapide et précise des documents grâce à des algorithmes de reconnaissance automatique de caractères (OCR) qui permettent de repérer des mots clés dans le document. La recherche peut également être facilitée grâce à des filtres de recherche basés sur des critères spécifiques (date, auteur, type de document, etc.).
Automatisation des processus et gestion des flux de travail
En ayant recours à la GED, il est possible d’automatiser certaines tâches, comme la numérisation des documents lors de leur entrée dans le système, la reconnaissance automatique de caractères pour faciliter les recherches, ou encore la gestion des flux de travail pour faciliter la validation des documents et leur transmission aux différents départements.
Sécurité des documents
La GED permet de sécuriser les documents et de s’assurer de leur intégrité. Elle offre également un suivi complet des actions effectuées sur chaque document, ce qui permet une gestion fine des droits d’accès pour chaque utilisateur.
Gain de temps et réduction des coûts
Enfin, la GED permet de gagner du temps et de réduire les coûts liés à la gestion documentaire en évitant les pertes de temps et les erreurs. Les documents peuvent être rapidement et facilement récupérés, même à distance, et cela facilite grandement la transmission de document entre les différents intervenants.
En somme, la gestion électronique de documents est une solution essentielle pour les entreprises en cette période de fin d’année. Elle permet de centraliser et d’organiser les documents, de faciliter leur recherche et leur récupération, d’automatiser certains processus, de sécuriser les documents et de réduire les coûts. En particulier, notre solution GED «Easy Doc» by printea offre une interface facile d’utilisation, une navigation intuitive, des recherches rapides et précises, ainsi que des fonctionnalités de sécurité avancées.
