L’archivage électronique intéresse de plus en plus les entreprises qui cherchent par cette technologie un moyen de sécuriser leurs données. Elles peuvent s’appuyer sur deux solutions : Le système d’archivage électronique (SAE) et la gestion électronique des documents (GED).
Toutefois, bien que complémentaires, ce sont deux technologies qui n’ont pas la même finalité et qui ne répondent pas aux mêmes besoins.
Focus sur la Gestion Électronique des Documents et le Système d’Archivage Électronique et sur leurs différences.
La Gestion Électronique des Documents, quel est son rôle ?
Définition de la Gestion Électronique des Documents (GED)
La GED est définie comme un processus permettant la gestion des documents au sein d’une entreprise ou d’une collectivité. Avec l’accélération de la dématérialisation des documents dans les entités, il devient nécessaire de mettre en place une gestion électronique des documents qui autorisent l’accès à l’information numérique de manière simple et sécurisée.
Les avantages de la GED
La GED autorise la centralisation des informations courantes, fréquemment utilisées. Les collaborateurs ont donc accès facilement aux fichiers et les différents services communiquent mieux entre eux.
Ainsi la productivité accroît grâce au gain de temps gagné lors de la recherche d’information. L’entreprise fait des économies et renforce la mobilité des employés qui peuvent consulter les documents quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Fonctionnement de la GED
Le fonctionnement de la Gestion Électronique des Documents est constitué de quatre étapes :
L’acquisition des documents
Elle résulte du travail des collaborateurs qui créent, numérisent, enregistrent, classent et indexent des documents à partir des métadonnées.
La gestion des documents
Cela concerne le traitement du document après sa création. La sécurité et la confidentialité du document deviennent une priorité. Le chef d’entreprise doit déterminer les personnes qui peuvent avoir accès aux documents et la restriction d’actions sur le contenu.
Le stockage des documents
Le support de stockage doit être adapté au volume des documents et à la fréquence de consultation. Les fichiers peuvent être organisés selon leur type : vidéo, image, texte ou autre. À cette étape, il faut aussi déterminer la durée de conservation des fichiers.
La diffusion des documents
Les documents peuvent être diffusés à travers l’internet ou l’intranet. Ils doivent être structurés pour que la GED soit fonctionnelle en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable.
Le Système d’Archivage Électronique (SAE), pourquoi ?
Qu’est-ce qu’est le SAE ?
Le Système d’Archivage Électronique assure la sécurité des documents confidentiels. Il se définit comme un espace numérique qui permet de conserver, consulter et pérenniser les documents sensibles.
Grâce à ce système d’Archivage Électronique, les fichiers, dont l’intégrité et la traçabilité sont garanties, ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.
Les documents intégrés dans un SAE sont en général des documents à caractère légal, juridique, historique, patrimonial ou scientifique.
L’objectif de la SAE est de préserver la vocation probatoire des documents numériques archivés.
Les avantages du SAE
Le SAE améliore la gestion des archives d’une entité. Ce système autorise l’archivage et le classement des documents. Ces derniers sont consultables facilement.
Le SAE offre la possibilité de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents et de sécuriser les documents sensibles dans un coffre-fort électronique.
Aussi, le SAE est utilisé comme un coffre fort. C’est-à-dire un espace de stockage virtuel, privé et sécurisé, le coffre-fort électronique permet aux entreprises de stocker les fichiers numériques importants.
La GED et la SAE, deux systèmes complémentaires ?
Ces deux solutions d’archivage numérique ne peuvent pas se comparer, ni se substituer l’un à l’autre. Le SAE est complémentaire à la GED auquel il est directement connecté afin de recevoir les flux de documents à archiver. De nombreuses entreprises utilisent ces deux technologies conjointement.
Pour stocker, créer, modifier, valider et partager tout type de documents, c’est la GED qui entre en jeu. Les entreprises ont recours à la SAE pour tout type de documents légaux afin de conserver leur valeur probante.
