Dans votre projet de dématérialisation de documents, la lecture automatique de documents (LAD) participe grandement dans la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) efficace. La lecture automatique de documents rassemble plusieurs technologies qui permettent de lire les informations textuelles sur les documents numérisés. Elle offre de nombreux avantages aux entreprises privées et publiques et aux autres organisations.
Coup de projecteur sur les avantages de la technologie de lecture automatique de documents et leur rôle sur la gestion électronique de documents.
La lecture automatique de documents, qu’est-ce que c’est ?
À travers un logiciel spécifique, le rôle de la LAD est d’alimenter automatiquement une base de données numériques avec de nouvelles informations digitales.
En amont, la LAD permet de traiter, segmenter, extraire des informations textuelles clés à partir de documents numérisés, afin de les classer, les archiver et faciliter leur accès.
Il peut s’agir de documents structurés (questionnaire, formulaire…) semi-structurés (facture, bon de commande…) ou non-structurés (courrier entrant).
Les technologies de la lecture automatisée des documents
La LAD utilise plusieurs applications
La lecture automatisée des documents utilise l’intelligence artificielle à travers diverses technologies.
La RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)
D’après des critères prédéfinis par la GED, la RAD permet de détecter le type de document. Ces critères peuvent renvoyer à des logos ou encore à des codes-barres présents dans le document. La RAD assure un classement efficace des différents documents.
L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères ou vidéo codage)
Un document scanné peut être transformé en texte grâce à l’OCR. Avec des bibliothèques de forme intégrées, la technologie OCR est capable de faire correspondre des formes à des caractères. Cette technique simplifie grandement le processus de stockage et permet l’accès à des données qui étaient autrefois difficiles à obtenir. »
L’ICR (Intelligent Character Recognition)
Il s’agit d’une technologie plus avancée et performante de l’OCR qui reconnaît les caractères manuscrits dans les documents appelés « documents structurés » ou « documents semi-structurés.
L’OMR (Optical Mark Recognition)
Cette application autorise la capture de données sur des formulaires. Elle est très utilisée pour lire des questionnaires, des copies d’examen à choix multiples ou même des bulletins de vote.
Concrètement comment ça marche ?
Avec la technologie OCR, les documents sont convertis en texte. Par la suite, un processus de Reconnaissance Automatique de Document, la RAD, facilite le traitement en différenciant automatiquement les différents types de documents grâce à des mots-clés.
La LAD entre en jeu pour extraire les données utiles du document. Ainsi, un processus spécifique peut être appliqué à chaque type de document.
Dans le cas d’un document manuscrit, l’application LAD favorise la technologie ICR (reconnaissance intelligente de caractères) plutôt que l’OCR.
Les avantages de la LAD
Au sein d’une stratégie de dématérialisation, la LAD occupe un poste important. Le principal avantage est qu’elle permet un gain de temps important à tous les niveaux et une simplification des tâches pour les collaborateurs qui n’ont plus besoin de trier les documents. De ce fait, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et ainsi augmenter leur productivité.
L’utilisation de la lecture automatique de documents facilite le classement automatique des documents et évite de devoir les traiter manuellement. »
De plus, les documents physiques qui ont été numérisés sont rapidement stockés. Le temps de traitement des fichiers est optimisé. C’est le cas pour le remplissage des formulaires en ligne, la correction rapide de questionnaires pédagogiques.
Ainsi, le traitement des documents étant automatisé, le risque d’erreur en est donc réduit. Même les documents inconnus sont stockés dans un espace dédié.
En somme, la lecture automatique de documents (LAD) est devenue une technologie essentielle dans la gestion électronique des documents. Cette dernière est optimisée et plus performante. Les collaborateurs peuvent ainsi trouver rapidement l’information qui les intéresse.
