Une facture électronique est une facture délivrée par voie électronique dans un format standardisé spécifié. Les factures électroniques contiennent des données de facturation sous une forme structurée et peuvent être automatiquement importées dans le système de comptabilité fournisseur de l’organisation acheteuse.
Ils incluent généralement une présentation visuelle des données de la facture. Cependant, ils peuvent être rendus temporairement pendant le traitement ou transposés dans des formats visuels.
La facturation électronique peut considérablement améliorer l’efficacité de l’entreprise tout en offrant un retour sur investissement rapide. Nous vous montrons les 10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient envisager la transition vers un système de facturation électronique.
L’un des processus de numérisation les plus populaires est la facturation électronique. Les comptes fournisseurs et les comptes clients qui suivent des flux de travail clairement définis et un processus entièrement numérique façonnent ce qui se passe déjà de manière imprévue.
Il existe une grande variété de solutions de facturation électronique qui peuvent considérablement améliorer l’efficacité de l’entreprise et le contrôle des dépenses et des revenus, tout en offrant un retour sur investissement rapide.
Voici les 10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient envisager de passer à un système de facturation numérique.
Être payé plus rapidement
La création et la distribution de factures par voie électronique vous permettent d’être payé plus rapidement en évitant d’avoir à imprimer et publier des factures ou attendre que le client traite les impressions, ce qui peut prendre du temps dans un portail ou une base de données, vous n’avez pas besoin d’être au bureau pour envoyer ou approuver une facture. Tout ce dont vous avez besoin est un accès Internet et un appareil mobile.
Activer le paiement en temps opportun
Les factures électroniques réduisent le temps nécessaire au service des comptes fournisseurs pour traiter les factures et résoudre les litiges. En plus de vous aider à éviter les pénalités de retard, un traitement plus rapide peut vous aider à bénéficier de remises pour paiement anticipé.
Tranquillité
Une fois qu’une facture papier quitte la salle du courrier de votre entreprise, vous n’avez aucun moyen de savoir si elle l’a reçue ou non. Les clients peuvent exploiter cet élément d’incertitude pour payer en retard ou même si une facture a été perdue, il peut s’écouler des semaines avant qu’ils ne s’en rendent compte et envoient un duplicata. Les systèmes de facturation électronique indiquent quand un e-mail a été reçu et ouvert, offrant certitude et sécurité.
Économiser de l’argent
La facturation électronique réduit les coûts à chaque étape du processus de facturation. Éliminez les coûts d’impression et de classement et réduisez les besoins en main-d’œuvre grâce à l’automatisation des processus à forte intensité de main-d’œuvre. Dans certains cas, en utilisant la facturation électronique pour le processus d’achat au comptant, vous pouvez réduire les dépenses d’exploitation par an.
Augmentation de la productivité
Les processus papier manuels sont intrinsèquement inefficaces. En éliminant le besoin de saisie manuelle des données, la facturation électronique améliore considérablement la productivité et libère du temps qui peut être consacré à d’autres tâches, l’automatisation augmente le nombre de factures qu’une personne peut traiter quotidiennement de 80-120 à 300-500.
Améliorer la précision des données
L’automatisation élimine les erreurs associées à la saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque et le coût des litiges. Le temps passé à résoudre chaque erreur humaine retarde le paiement et ajoute 10 % supplémentaires aux coûts de traitement, d’autant plus si un avoir est nécessaire pour compenser une dette. Les systèmes de facturation électronique et l’extraction automatique des données minimisent les erreurs dès le départ, ce qui contribue à réduire le nombre de demandes et le temps nécessaire pour les résoudre.
Satisfaction du client
Payer les factures plus rapidement et éviter les litiges causés par des erreurs de saisie manuelle renforce les relations avec les fournisseurs et constitue une bonne agence de relations publiques. Cela peut également améliorer les relations avec les clients. De nombreux consommateurs apprécient la commodité de la facturation électronique, surtout s’ils peuvent payer dans le cadre du même processus.
Un meilleur contrôle des revenus et des dépenses
Sans les retards associés à la facturation manuelle et au traitement des paiements, les systèmes de facturation électronique permettent à votre service comptable de surveiller de plus près les flux de trésorerie et le bilan. Une vue actualisée et centralisée des entrées et des sorties, accessible à distance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, est particulièrement avantageuse pour les organisations disposant de plusieurs succursales et bureaux régionaux.
Automatisation de bout en bout
La facturation électronique vous permet de simplifier et de rationaliser les processus pour vous et vos clients, par exemple en programmant l’envoi des factures à une certaine date.
